Paragraaf 3 Bedrijfsvoering

Inleiding

In het kader van de bedrijfsvoering hebben verschillende onderwerpen in 2021 specifieke aandacht gekregen. Zo zijn diverse onderzoeken m.b.t. de verdere organisatieontwikkeling uitgevoerd.Ook is een analyse op het werkmodel dat in 2019 is geïntroduceerd uitgevoerd en heeft een onderzoek plaatsgevonden naar de diverse vormen van hybride werken. Daarnaast zijn er diverse onderzoeken uitgevoerd of wij bepaalde taken zelf blijven doen, gaan uitbesteden of gaan samenwerken. 

De gevolgen van de Corona pandemie hebben ook afgelopen jaar weer hun impact gehad op de interne organisatie. Dit zien wij met name terug op het faciliteren van thuiswerken en het intensiveren van digitalisering. Er is afgelopen jaar dan ook hard gewerkt aan het optimaal functioneren van een veilige en prettige werkomgeving. Wij hebben daarnaast als organisatie zoveel mogelijk geprobeerd rekening te houden met de individuele situatie van werknemers. 

In 2021 is een strategisch gegevensbeschermingsbeleid opgesteld, dat in 2022 en volgende jaren wordt uitgevoerd. Ook heeft de organisatie verschillende stappen gezet om informatiebeveiliging in de organisatie verder te borgen.

Er was in  2021 wederom veel bestuurlijke en ambtelijke aandacht voor ‘in control zijn’. Er zijn diverse activiteiten uitgevoerd en resultaten behaald die bijdroegen aan het meer in control komen, zowel op het vlak van financiële control (Planning & Control) als op het vlak van control in brede zin. 

Deze en andere onderwerpen worden in het navolgende uitgebreid toegelicht aan de hand van de volgende thema’s: 
•    Mens , organisatie en informatie;
•    Strategie en innovatie;
•    Gastheerschap in ons Huis van de Stad en interne service;
•    Verantwoording;
•    In control.

 

Mens , organisatie en informatie

Organisatieontwikkeling

De combinatie van de gevolgen van de corona, complexe maatschappelijke vraagstukken, digitalisering, wetswijzigingen, financiële tekorten en capaciteitsproblemen noodzaken de gemeente Wageningen tot herbezinning. Herbezinning op bestuurlijke ambities én op de financiële strategie van de gemeente Wageningen. Tegelijkertijd is de ambitie uitgesproken om in 2025 de beste gemeentelijke werkgever te zijn. Dat doen wij met elkaar en voor elkaar. Wageningen is een unieke gemeente, wij bouwen samen verder! Deze ambitie vraagt om investeren in de ambtelijke organisatie op verschillende vlakken. Om de juiste keuzes hierin te maken zijn de afgelopen periode meerdere onderzoeken uitgevoerd die hebben geleid tot een breder inzicht op wat er nodig is om in 2025 een “fitte” organisatie te zijn. 

In 2021 is de corona pandemie van grote invloed geweest op de ambtelijke organisatie. Afwisselend was de combinatie thuiswerken en wel/niet voorzichtige terugkeer naar kantoor aan de orde. Als er al meer op kantoor gewerkt kon worden was samenwerken het uitgangspunt. Kijkend naar de toekomst zal een combinatie van thuiswerken en op kantoor zijn de norm worden. In de tweede helft van 2021 is onderzoek gedaan naar hybride werken waarbij een advies is geformuleerd hoe dit het beste vorm te geven. In 2022 zal en vervolg worden gegeven aan het hybride concept.

De mens centraal

Het langer thuiswerken heeft impact op werknemers . Er is geprobeerd zoveel mogelijk rekening proberen te houden met de individuele situatie van werknemers en een betere invulling te geven aan het thuiswerken oa door Microsoft Teams. Ook is het aangemoedigd om elkaar op een alternatieve manier te ontmoeten bijvoorbeeld door samen te wandelen.

Wij herkennen de krapte op de arbeidsmarkt. Ondanks deze landelijke trend zijn wij er in 2021 in geslaagd om de meeste vacatures in te vullen. Vanuit de wens om meer jong talent aan onze organisatie te verbinden zijn wij op verschillende plekken in de organisatie bezig geweest met het verkenning en deelname aan traineeships. Begin 2022 krijgt deze wens een concrete invulling.  

Er is aandacht voor de diverse levensfasen van de medewerkers om medewerkers nu en in de toekomst inzetbaar te houden. Eind 2021 is een analyse ‘duurzame inzetbaarheid ouderen’ opgesteld met hierin handvatten voor 2022.  Ook is er in het ‘goede gesprek’ aandacht gegeven aan de specifieke omstandigheden en wensen van medewerkers in de verschillende fasen van hun leven en loopbaan.
In 2021 zijn wij gestart met Strategische personeelsplanning. Bij een aantal clusters  is de samenstelling van het personeelsbestand geanalyseerd  zodat wij beter op toekomstige ontwikkelingen kunnen inspelen. Een streven daarbij is onder andere een inclusief werkgeverschap zodat onze organisatie een afspiegeling is van onze (beroeps)samenleving. 

Vanaf  1 juli 2021 zijn onze medewerkers Nieuw Beschut overgegaan naar de nieuwe ‘Cao Aan de slag’. Zij hebben nu een eigen cao met uitgebreid aandacht voor ontwikkelingsmogelijkheden.

Informatievoorziening en datagericht werken

In 2021 zijn er verbeteringen aan de informatievoorziening doorgevoerd in het kader van het Iplan, die zowel voor inwoners/ondernemers als de gemeentelijke organisatie zichtbaar zijn. Zo is er een nieuwe website ontwikkeld met digitaal toegankelijke technologie en informatie herschreven tot klare taal. Er is ook een nieuw systeem voor webformulieren in gebruik genomen. Ook is er voorbereid op tal van ontwikkelingen rondom wet- en regelgeving en technologische ontwikkelingen zoals:

  • Besluit Digitale Toegankelijkheid
  • Wet Open Overheid
  • Omgevingswet
  • De wijziging van de Basisregistratie Kadaster (BRK 2.0). De invoering is door het Kadaster uitgesteld tot 2022.

Op het vlak van datagericht werken heeft het 'Datalab' data-analyses uitgevoerd voor o.a. verbeteren Meldingen Openbare Ruimte (MOR), voedselagenda en gebruik tegemoetkoming chronisch zieken en gehandicapten. Ook is de stuurinformatie verbeterd door nieuwe dashboards voor financiën, inkoop, HRM, telefonie, kwartaalrapportage Sociaal Domein. 

Inhuur

Voor het verder in control komen van de organisatie (als ook de wendbaarheid) is het van belang om inzicht te hebben in de aard en omvang van de externe inhuur. Daarom is ook in 2021 de externe inhuur transparant gemaakt zoals is geadviseerd in het rapport van de Rekenkamer 'Inhuur van externen' d.d. september 2019.
Om meer inzicht te krijgen in de kwalitatieve en kwantitatieve opbouw van het personeelsbestand is het ontwerpen van een praktisch sturingsinstrument strategische personeelsplanning (SPP) opgenomen in de HRM agenda 2020. Door onder andere de impact van Corona en de capaciteit binnen HRM is de focus verlegd en is het onderwerp opgepakt in 2021.
Om meer in control te komen is het proces rondom inhuur verbeterd waardoor de sturing op de inhuur is geborgd.
Hieronder is een analyse van de externe inhuur met de benodigde kengetallen in beeld gebracht. Door deze cijfers structureel op te nemen in deze paragraaf wordt de informatievoorziening rondom inhuur verbeterd en zijn jaarlijkse analyses beter mogelijk.

In de administratie maken wij de inhuur inzichtelijk met de volgende indeling:
Inhuur tijdelijk van:

Specifieke kennis en kunde;
Vacatureruimte;
Langdurige ziekte;
Overige.


Hieronder treft u een overzicht van de begrote en gerealiseerde bedragen aan:

Soort inhuur Begroting 2021 na wijziging Rekening 2021 Saldo
Specifieke kennis en kunde 2.182 2.602 -420
Vacature ruimte 858 1.060 -202
Langdurige zieke 486 562 -76
Overige 26 139 -113
TOTAAL 3.552 4.363 -810

Strategie en innovatie

Inkoop

Er zijn 3 belangrijke speerpunten in het inkoopbeleid benoemd: Circulair Inkopen (CI), Social Return on Investment (SROI) en het betrekken van lokale en regionale ondernemers. In het nieuwe vastgestelde inkoopbeleid zijn ook deze onderwerpen weer benoemd. Daarnaast is in het inkoopbeleid nieuw dat wij gebruik gaan maken van de groslijstsystematiek voor enkelvoudige- en meervoudige procedures bij werken en ingenieursdiensten. Deze systematiek zorgt voor een objectieve en transparante wijze van beoordelen en uitnodigen van leveranciers. 

Er is vanuit Inkoop actief deelgenomen in de kopgroep van de landelijke Buyergroup Verkeersborden. Deze Buyergroup heeft samen gewerkt aan het verduurzamen van verkeersborden en bewegwijzering. Door als collectief van opdrachtgevers op te trekken en samen te werken aan een gezamenlijke marktvisie en -strategie wordt de markt in beweging gebracht om te verduurzamen en te innoveren.
Het afgelopen jaar is het contractmanagement verder geprofessionaliseerd. De contractmanager heeft het contractregistratiesysteem geïmplementeerd, dit ondersteunt de verdere professionalisering van Inkoop.

Een belangrijke aanbesteding was het Integraal werkontwikkelbedrijf. Deze aanbesteding is succesvol afgerond. Het lijkt erop dat er financieel voordeel is behaald maar de echte winst zit op de inhoud. Ten opzichte van het vorige contract is er meer focus op de ontwikkeling van de medewerkers van Sociale Werkvoorziening en Nieuw Beschut. Er zijn ook concrete acties opgenomen om meer aan te sluiten bij regionale initiatieven en lokale partners zoals Welsaam.

Betrouwbare werkomgeving

In 2021 is er door ICT beheer en Informatisering hard gewerkt aan het optimaal functioneren van de werkomgeving.  Wij noemen een aantal specifieke opbrengsten van 2021:

- Laptops uitgerust met centrale beheer- en managementsoftware

- Uitrol Teams met basisfunctionaliteiten voor de hele organisatie

- Aanbesteding Microsoft-licenties op basis van het VNG-framework

- Grotendeels afronden Citrix-migratie en doorlopen Oracle-migratie

- Vervanging Wifi, voor het Startpunt is dit voorbereid

- Glasvezel aanleggen voor het Startpunt

- Doorlopende inzet op weerbaarheid tegen digitale bedreigingen waaronder ransomware

Vanuit ICT beheer en Informatisering is er geparticipeerd in de projectgroep Hybride werken en meegedacht over het Strategisch Gegevensbeschermingsbeleid. 

Gastheerschap in ons Huis van de Stad en interne service

Ondanks dat de deuren van het stadhuis niet gesloten zijn geweest voor onze inwoners  zijn er door Covid uiteraard veel minder activiteiten door en voor de stad  georganiseerd. We gaan er vanuit dat  we de komende tijd binnen de gestelde kaders weer meer activiteiten kunnen organiseren.  Wij willen dit dan ook weer gastvrij en goed georganiseerd doen. Daarvoor zijn er in 2021 richtlijnen opgesteld waardoor het beoordelen van externe activiteiten sneller  kan plaatsvinden.  Wij kunnen hierdoor de organisatie van externe activiteiten binnen ons 'Gastvrij Huis van de Stad'  verder professionaliseren. 

Ook is 2021  gebruikt om inzicht te krijgen hoe wij onze medewerkers het beste kunnen faciliteren als er een eind gekomen is aan de coronacrisis. Samen met een extern bureau is onderzocht op welke manier wij  optimale werk- en vergaderplekken kunnen  aanbieden die voldoet aan de eisen die aan een modern kantoor worden gesteld.  Wij verwachten dat veel medewerkers niet meer dagelijks naar kantoor komen maar ook regelmatig thuis zullen gaan werken. Deze nieuwe manier van werken en ontmoeten, het "Hybride werken", vraagt o.a. om een ander aanbod van werkplekken en faciliteiten zodat er bijv.  eenvoudig digitaal vergaderd kan worden.  De uitkomsten van dit onderzoek krijgt een vervolg  in 2022.

Verantwoording

Borging privacy inwoners en verantwoording

In 2021 hebben de CISO en Privacy Officer een strategisch gegevensbeschermingsbeleid opgesteld, dat in 2022 en volgende jaren wordt uitgevoerd. Hierbij wordt voortgebouwd op de stappen die in de voorgaande jaren gezet zijn. In het nieuwe beleid zijn principes en strategische doelen uitgewerkt die de stip op de horizon vormen voor de bescherming van persoonsgegevens en de informatiebeveiliging binnen de gemeente. 
In 2021 is door middel van berichtgeving via de Wageningse intranet omgeving getracht de aandacht voor privacy binnen de organisatie te behouden en vergroten, ook nu er op afstand van elkaar wordt gewerkt. Daarnaast zijn er privacy-presentatie gegeven met daarin concrete handvaten voor de praktijk. Ook is er een start gemaakt met het op orde krijgen van de processen om te voldoen aan de Wet politiegegevens (Wpg). Deze wet ziet op de politiegegevens die worden verwerkt door boa’s in het kader van hun opsporingsbevoegdheden. Intern hebben de functionarissen gegevensbescherming in 2021 getoetst hoe de gemeente er voor staat ten aanzien van de Wet politiegegevens. Hun bevindingen zijn intern besproken en er is een plan van aanpak opgesteld voor het realiseren van verbeteringen.  

Informatiebeveiliging & ENSIA

In 2021 heeft de organisatie verschillende stappen gezet om informatiebeveiliging in de organisatie te borgen. Ook zijn vervolgstappen gezet om informatiebeveiliging in de bredere context van ‘de basis op orde’ en ‘in control zijn’ te plaatsen en daarmee het belang ervan beter te kunnen uitdragen en wegzetten in de organisatie.
Verder heeft een gespecialiseerd bedrijf in ethisch hacken de beveiliging van de ICT-voorzieningen getoetst. De bij de toets gesignaleerde risico’s en verbeterpunten worden conform een verbeterplan door de gemeente opgepakt. 
ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) is het middel waarmee gemeenten zich verantwoorden zich over informatiebeveiliging en -kwaliteit, en over het gebruik van landelijke voorzieningen zoals de basisregistraties, DigiD etc. Het ENSIA-proces helpt de gemeente om inzicht te krijgen in het niveau van informatiebeveiliging. ENSIA gaat uit van de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid). Nadat de gemeente in 2020 voor alle onderdelen van ENSIA een zelfevaluatie heeft uitgevoerd, heeft een externe auditor in 2021 de resultaten van een deel van de zelfevaluatie getoetst. De toets van de externe auditor en de gehele zelfevaluatie bevestigde de verwachting dat de gemeente Wageningen op veel onderdelen niet of nog niet voldeed aan de voor de overheid verplichte normen. Ook eind 2021 is een ENSIA-zelfevaluatie uitgevoerd. Hoewel de definitieve resultaten daarvan pas beschikbaar komen in 2022, was het voorlopige beeld dat er nog  behoorlijke uitdagingen liggen om dit naar een hoger plan te trekken. 
De voorgenomen omslag om in lijn met de BIO een omslag van maatregelmanagement naar risicomanagement is dan ook nog niet volledig gerealiseerd.

In control

Algemeen
In 2021 was er wederom veel bestuurlijke en ambtelijke aandacht voor ‘in control zijn’. Er zijn diverse activiteiten uitgevoerd en resultaten behaald die bijdroegen aan het meer in control komen, zowel op het vlak van financiële control (Planning & Control) als op het vlak van control in brede zin. De versterking van de financiële functie en de control functie die in 2020 is doorgevoerd, was daarbij merkbaar, zij het dat door personele omstandigheden (langdurige ziekte, onverwacht verloop) helaas nog niet het volledige potentieel van die versterking benut kon worden. Ook de coronapandemie die in 2021 onverminderd aanhield, leidde op onderdelen tot minder voortgang dan geambieerd omdat veel aandacht noodzakelijkerwijs uitging naar het grip krijgen en houden op de gevolgen (financieel en niet-financieel) van deze crisis.

 

De volgende activiteiten en resultaten worden benoemd.

Planning & Control

•    De regie op de Planning & Control cyclus is versterkt door het instellen van een regieteam P&C. In dit regieteam wordt de totstandkoming van de P&C-producten (kadernota, begroting, bestuursrapportages, jaarrekening) gecoördineerd en gemonitord.
•    De bewaking van de kwaliteit van het P&C-proces en van de P&C-producten is verbeterd door in het proces van elk product als vast bestanddeel een proces- en productevaluatie op te nemen die na oplevering van het P&C-product moet wordt uitgevoerd.
•    De leesbaarheid, de omvang en de informatiewaarde van de programmabegroting is verbeterd door een gewijzigde opzet ervan. Dit is voor het eerst toegepast op de Programmabegroting 2022 die in het najaar 2021 is op- en vastgesteld.
•    De tussentijdse bestuurlijke rapportage is verbeterd door de invoering van het P&C-product ‘’bestuursrapportage’’. Met de bestuursrapportage wordt de gemeenteraad gedurende het jaar door het college integraal geïnformeerd over relevante beleidsinhoudelijke en financiële afwijkingen. En worden voorstellen gedaan voor bijstelling (begrotingswijziging). In het najaar 2021 is voor het eerst een bestuursrapportage op- en vastgesteld. Vanwege de focus op de Nieuwe Toekomst was in het voorjaar 2021 geen bestuursrapportage uitgebracht, en zijn de financiële bijstellingen toen meegenomen in de kadernota 2021.
•    Het voornemen om in 2021 de halfjaarrapportage Sociaal Domein beter aan te laten sluiten op de reguliere P&C-documenten, met name op de bestuursrapportage, is beperkt gerealiseerd. In de Bestuursrapportage najaar 2021 is de Infographic Halfjaarrapportage Sociaal Domein als bijlage opgenomen, maar de aansluiting van de halfjaarrapportage op de doelen en resultaten uit de begroting is daarin nog niet gelegd.

Financieel beleid

Het voornemen om in 2021 een aantal belangrijke financiële beleidsdocumenten, zoals de financiële verordening, het treasurystatuut en de regeling budgetbeheer, is beperkt gerealiseerd. Van deze en andere financiële beleidsdocumenten is wel in kaart gebracht welke aanpassingen noodzakelijk of wenselijk zijn. Het gaat daarbij o.a. om aanpassingen als gevolg van gewijzigde wet- en regelgeving of veranderde beleidsinhoudelijke inzichten, maar ook om de vertaling van de adviezen uit het BDO-onderzoek in 2020 (nieuw voor oud principe, verkorten beleidscyclus, inbouwen bufferfunctie in begroting). Maar de omzetting daarvan in concrete bestuurlijke voorstellen, of de besluitvorming over ingediende voorstellen, was ultimo 2021 nog niet voltooid als gevolg van de reeds genoemde personele omstandigheden.

Rechtmatigheidsverantwoording en In Control Statement (ICS)

De wetgever heeft in juni 2021 de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording met een jaar uitgesteld. Invoering was door de wetgever beoogd met ingang van de jaarrekening over het boekjaar 2021, maar dit is dus uitgesteld naar de jaarrekening 2022. De rechtmatigheidsverantwoording houdt in dat het college van B&W door middel van een collegeverklaring verantwoording aflegt over de rechtmatige uitvoering van de begroting. Het doel hiervan is dat er meer dialoog ontstaat tussen de raad en het college over de rechtmatigheid van de jaarrekening en over het "in control" zijn in de brede zin. De accountant geeft dan niet langer een oordeel over de rechtmatigheid van de jaarrekening, maar betrekt de collegeverklaring in het getrouwheidsoordeel over de jaarrekening.
Wel is het jaarrekeningproces 2021 gebruikt om enkele onderdelen van de rechtmatigheidsverantwoording voor te bereiden en er mee te ‘oefenen’
Vanwege dit uitstel is in 2021 de doorontwikkeling van de (verplichte) collegeverklaring over de rechtmatigheid naar een (niet-verplichte) breder In Control Statement (hierna ICS) helaas vertraagd. Met een ICS geeft het college aan in hoeverre we in brede zin in control zijn en wat de aandachtspunten zijn om meer in control te komen. De doorontwikkeling van de collegeverklaring rechtmatigheid naar een breed ICS volgt een ingroeimodel dat gerelateerd is aan het volwassenheidsniveau van de rechtmatigheidsverantwoording, vandaar dat het uitstel de doorontwikkeling vertraagt.

Overige onderwerpen (brede control)
•    Het voornemen tot aanschaf in 2021 van een applicatie die het in control komen ondersteunt, is gerealiseerd. Er is een Governance, Risk and Compliance (GRC) -applicatie aangeschaft en in gebruik genomen. Deze applicatie faciliteert het uitvoeren van interne controles en het toepassen van risicomanagement, en is daarmee ondersteunend voor de vakgebieden Interne kwaliteitscontrole, Interne Audit functie, Datagedreven audit, Privacy, Gegevensbescherming en Informatiebeveiliging.
•    Het gebruik van de voornoemde GRC-applicatie heeft de samenwerking tussen deze vakgebieden gefaciliteerd en gestimuleerd en bijgedragen aan het in control komen en blijven.
•    Daarnaast is de uitwisseling, afstemming en samenwerking tussen deze vakgebieden bevorderd door het inrichten van een hulpstructuur in de vorm van de zogenaamde controlekamer. Aan de controlekamer nemen vertegenwoordigers van de genoemde vakgebieden en de concerncontroller deel.
•    De vaardigheid in het toepassen van de SMART-principes (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden) bij de formulering van doelen, resultaten en indicatoren is vergroot door hier in de praktijk mee te oefenen, bijv. in de uitwerking van Samen Wageningen.
•    De kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces is geborgd door een kwaliteits- en integraliteitstoets op college- en raadsvoorstellen uit te voeren voordat deze voor besluitvorming worden voorgelegd. Hiervoor is de zogenaamde bedrijfsvoeringstafel als hulpstructuur ingericht.