Algemeen
In 2021 was er wederom veel bestuurlijke en ambtelijke aandacht voor ‘in control zijn’. Er zijn diverse activiteiten uitgevoerd en resultaten behaald die bijdroegen aan het meer in control komen, zowel op het vlak van financiële control (Planning & Control) als op het vlak van control in brede zin. De versterking van de financiële functie en de control functie die in 2020 is doorgevoerd, was daarbij merkbaar, zij het dat door personele omstandigheden (langdurige ziekte, onverwacht verloop) helaas nog niet het volledige potentieel van die versterking benut kon worden. Ook de coronapandemie die in 2021 onverminderd aanhield, leidde op onderdelen tot minder voortgang dan geambieerd omdat veel aandacht noodzakelijkerwijs uitging naar het grip krijgen en houden op de gevolgen (financieel en niet-financieel) van deze crisis.
De volgende activiteiten en resultaten worden benoemd.
Planning & Control
• De regie op de Planning & Control cyclus is versterkt door het instellen van een regieteam P&C. In dit regieteam wordt de totstandkoming van de P&C-producten (kadernota, begroting, bestuursrapportages, jaarrekening) gecoördineerd en gemonitord.
• De bewaking van de kwaliteit van het P&C-proces en van de P&C-producten is verbeterd door in het proces van elk product als vast bestanddeel een proces- en productevaluatie op te nemen die na oplevering van het P&C-product moet wordt uitgevoerd.
• De leesbaarheid, de omvang en de informatiewaarde van de programmabegroting is verbeterd door een gewijzigde opzet ervan. Dit is voor het eerst toegepast op de Programmabegroting 2022 die in het najaar 2021 is op- en vastgesteld.
• De tussentijdse bestuurlijke rapportage is verbeterd door de invoering van het P&C-product ‘’bestuursrapportage’’. Met de bestuursrapportage wordt de gemeenteraad gedurende het jaar door het college integraal geïnformeerd over relevante beleidsinhoudelijke en financiële afwijkingen. En worden voorstellen gedaan voor bijstelling (begrotingswijziging). In het najaar 2021 is voor het eerst een bestuursrapportage op- en vastgesteld. Vanwege de focus op de Nieuwe Toekomst was in het voorjaar 2021 geen bestuursrapportage uitgebracht, en zijn de financiële bijstellingen toen meegenomen in de kadernota 2021.
• Het voornemen om in 2021 de halfjaarrapportage Sociaal Domein beter aan te laten sluiten op de reguliere P&C-documenten, met name op de bestuursrapportage, is beperkt gerealiseerd. In de Bestuursrapportage najaar 2021 is de Infographic Halfjaarrapportage Sociaal Domein als bijlage opgenomen, maar de aansluiting van de halfjaarrapportage op de doelen en resultaten uit de begroting is daarin nog niet gelegd.
Financieel beleid
Het voornemen om in 2021 een aantal belangrijke financiële beleidsdocumenten, zoals de financiële verordening, het treasurystatuut en de regeling budgetbeheer, is beperkt gerealiseerd. Van deze en andere financiële beleidsdocumenten is wel in kaart gebracht welke aanpassingen noodzakelijk of wenselijk zijn. Het gaat daarbij o.a. om aanpassingen als gevolg van gewijzigde wet- en regelgeving of veranderde beleidsinhoudelijke inzichten, maar ook om de vertaling van de adviezen uit het BDO-onderzoek in 2020 (nieuw voor oud principe, verkorten beleidscyclus, inbouwen bufferfunctie in begroting). Maar de omzetting daarvan in concrete bestuurlijke voorstellen, of de besluitvorming over ingediende voorstellen, was ultimo 2021 nog niet voltooid als gevolg van de reeds genoemde personele omstandigheden.
Rechtmatigheidsverantwoording en In Control Statement (ICS)
De wetgever heeft in juni 2021 de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording met een jaar uitgesteld. Invoering was door de wetgever beoogd met ingang van de jaarrekening over het boekjaar 2021, maar dit is dus uitgesteld naar de jaarrekening 2022. De rechtmatigheidsverantwoording houdt in dat het college van B&W door middel van een collegeverklaring verantwoording aflegt over de rechtmatige uitvoering van de begroting. Het doel hiervan is dat er meer dialoog ontstaat tussen de raad en het college over de rechtmatigheid van de jaarrekening en over het "in control" zijn in de brede zin. De accountant geeft dan niet langer een oordeel over de rechtmatigheid van de jaarrekening, maar betrekt de collegeverklaring in het getrouwheidsoordeel over de jaarrekening.
Wel is het jaarrekeningproces 2021 gebruikt om enkele onderdelen van de rechtmatigheidsverantwoording voor te bereiden en er mee te ‘oefenen’
Vanwege dit uitstel is in 2021 de doorontwikkeling van de (verplichte) collegeverklaring over de rechtmatigheid naar een (niet-verplichte) breder In Control Statement (hierna ICS) helaas vertraagd. Met een ICS geeft het college aan in hoeverre we in brede zin in control zijn en wat de aandachtspunten zijn om meer in control te komen. De doorontwikkeling van de collegeverklaring rechtmatigheid naar een breed ICS volgt een ingroeimodel dat gerelateerd is aan het volwassenheidsniveau van de rechtmatigheidsverantwoording, vandaar dat het uitstel de doorontwikkeling vertraagt.
Overige onderwerpen (brede control)
• Het voornemen tot aanschaf in 2021 van een applicatie die het in control komen ondersteunt, is gerealiseerd. Er is een Governance, Risk and Compliance (GRC) -applicatie aangeschaft en in gebruik genomen. Deze applicatie faciliteert het uitvoeren van interne controles en het toepassen van risicomanagement, en is daarmee ondersteunend voor de vakgebieden Interne kwaliteitscontrole, Interne Audit functie, Datagedreven audit, Privacy, Gegevensbescherming en Informatiebeveiliging.
• Het gebruik van de voornoemde GRC-applicatie heeft de samenwerking tussen deze vakgebieden gefaciliteerd en gestimuleerd en bijgedragen aan het in control komen en blijven.
• Daarnaast is de uitwisseling, afstemming en samenwerking tussen deze vakgebieden bevorderd door het inrichten van een hulpstructuur in de vorm van de zogenaamde controlekamer. Aan de controlekamer nemen vertegenwoordigers van de genoemde vakgebieden en de concerncontroller deel.
• De vaardigheid in het toepassen van de SMART-principes (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden) bij de formulering van doelen, resultaten en indicatoren is vergroot door hier in de praktijk mee te oefenen, bijv. in de uitwerking van Samen Wageningen.
• De kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces is geborgd door een kwaliteits- en integraliteitstoets op college- en raadsvoorstellen uit te voeren voordat deze voor besluitvorming worden voorgelegd. Hiervoor is de zogenaamde bedrijfsvoeringstafel als hulpstructuur ingericht.