Programma 11 Transparante overheid

Wat hebben we bereikt?

• Introductie van het portaal BLITTS waarmee inwoners eenvoudig simpele aanvragen van een omgevingsvergunning kunnen indienen. 
• Lancering parkeerbalie waarmee inwoners digitaal een parkeervergunning kunnen aanvragen. 
• Introductie laagdrempelig contact via WhatsApp.
• Het doen van voorwerk voor de introductie van portalen m.b.t. burgerzakenproducten en een balieregie-oplossing. 

Wat hebben we bereikt?

• In 2019 is via de website van de gemeente en de Digitale Parkeerbalie ca. 16.200 keer ingelogd op basis van DigiD.
• In 2019 zijn de webformulieren op de website van de gemeente  voorbereid om authenticatie van bedrijven en EU-inwoners mogelijk te maken.
• Daarnaast zijn nieuwe portalen verworven (burgerzaken, zaaksysteem) die  inwoners en bedrijven toegang gaan geven tot informatie en diensten op basis van de Generieke Digitale Infrastructuur (GDI). 

Wat hebben we bereikt?

De gemeente Wageningen werkt met een dashboard waarop alle communicatie via social media richting de gemeente binnenkomt. Op deze manier krijgt iedereen direct antwoord. In 2019 steeg het aantal volgers van de gemeentelijke Facebookpagina met 479 nieuwe volgers naar een totaal aan 7.420 volgers. Over het algemeen wordt Facebook steeds minder populair en vindt een verschuiving plaats naar Instagram. In 2020 gaat de gemeente Wageningen ook berichten plaatsen op Instagram. 

Beantwoorden brieven/e-mails binnen termijn
De gemeente heeft 91,7% van de binnengekomen brieven en e-mails (totaal aantal geregistreerd: 14.191) binnen de gestelde termijnen beantwoord.  Dit gaat om alle binnenkomende correspondentie die uiteindelijk als zaak wordt geregistreerd via de Digitale Informatievoorziening (DIV). 

WhatsApp
Juni 2019 zijn we als uitbreiding van de digitale dienstverlening live gegaan met WhatsApp, een  laagdrempelige en eenvoudige manier om direct met inwoners en ondernemers in gesprek te zijn.

Digitale parkeerbalie
In 2019 zijn we gestart met het uitgeven van digitale parkeervergunningen voor onze inwoners die woonachtig zijn in een betaald parkeergebied. Er zijn in 2019 1.101 digitale parkeervergunningen uitgegeven waarvan ongeveer 950 zijn aangevraagd door de inwoners zelf via de Digitale ParkeerBalie. De resterende vergunningen zijn verleend via het medewerkersportaal aan de balie.

Telefonie
Medio 2019 is een telefonisch keuzemenu ingericht om wachttijden bij het algemene telefoonnummer 0317-492 911 te verkorten. De beller kan een keuze maken uit een Nederlandstalig of Engelstalig keuzemenu. Daarna volgt het keuzemenu in de gewenste taal, met drie alternatieven. Telefonische bereikbaarheidstijden zijn in 2019 voor alle locaties (Startpunt en stadhuis) gelijkgetrokken.

Werken op afspraak
Het werken op afspraak is geëvalueerd door een onderzoek onder inwoners en medewerkers. Het college heeft een besluit genomen over de openingstijden van de balies Burgerzaken.  De informatiebalie is sinds 1 januari 2019 alle werkdagen geopend tussen 8.30 en 17.00 uur.

Snelserviceformule
De gemeente is in 2019 samen met Omgevingsdienst de Vallei (OddV) gestart met een pilot ‘snelserviceformule’.  Met de snelserviceformule kunnen eenvoudige aanvragen (zoals voor een dakkapel, aanbouw of een schuurtje) digitaal worden aangevraagd en worden vergund.  De pilot duurt één jaar en wordt na dat jaar geëvalueerd met de deelnemende partijen.

Wat hebben we bereikt?

Middels de jaarlijkse zelfaudit wordt getoetst of we voldoen aan de wettelijke normen die gelden voor de dienstverleningsprocessen ten aanzien van Burgerzaken. In 2019 scoren we als het gaat om de processen Basisregistratie Personen (BRP) boven de norm. Uit de evaluatie reisdocumenten blijkt dat we met enige aanpassingen kunnen voldoen aan de norm.  De norm wordt bepaald aan de hand van het invullen van een landelijke vragenlijst.

Ook is door middel van de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) een drietal specifieke domeinvragen getoetst met de bijbehorende dienstverleningsprocessen.  Gekeken is naar de borging van processen, juistheid, tijdigheid en volledigheid van de volgende drie dienstverleningsprocessen:

• Basisregistratie Adressen en Gebouwen: 90%, de zelfevaluatie bevestigt dat de kwaliteit van de BAG voldoet.
• Basisregistratie Grootschalige Topografie: 77%,  de zelfevaluatie bevestigt dat de kwaliteit van de BGT voldoet.
• Basisregistratie Ondergrond: 58,3%,  de zelfevaluatie bevestigt dat de kwaliteit van de BRO onder de maat is. De BRO was een nieuw onderwerp in 2019 en omdat de invoering van de BRO over verschillende jaren wordt uitgespreid is het van belang dat op alle deelprocessen verbeteringen worden doorgevoerd om niet achterop te raken.

In vergelijking met 2018 zien we een afname in het aantal keren dat de gemeente in gebreke is gesteld: van  31 ingebrekestellingen in 2018 naar van 19 in 2019. 

Wat hebben we bereikt?

Middels participatietrajecten worden inwoners gestimuleerd om inspraak te geven binnen projecten zoals de Visie Buitengebied, Gebiedsvisie De Eng, Born-Oost, Grebbedijk, Democratische Vernieuwing, Gebiedsvisie Olympiahal e.o., poppodium, woningmarktstrategie, zonneparken, stedenbouwkundig plan De Dreijen, herinrichting Van Uvenweg, ontwikkeling Aula, Marijkeweg 20, Bestemmingsplan kamergewijze verhuur, skeelerbaan en skatepark en de stedenbouwkundige plannen Kortenoord 2B en 3.

Wat hebben we bereikt?

In 2019 hebben we de (digitale) afspraakmogelijkheden gepromoot om zo onze inwoners te stimuleren om hiervan gebruik te maken. In 2019 zijn er 9790 afspraken gemaakt. In maart 2014 is de Paspoortwet gewijzigd en daardoor is de geldigheidsduur van paspoorten en identiteitskaarten verlengd naar 10 jaar. Dit betekent dat er nu minder afspraken zijn voor de aanvraag van reisdocumenten voor personen van 18 jaar en ouder. In 2024 komen deze mensen allemaal weer terug voor verlenging en zal het het aantal gemaakte afspraken weer gaan oplopen.

In 2019 is gewerkt aan de kwaliteit van de dienstverlening tijdens de persoonlijke contactmomenten vanuit het principe van gastheerschap.

Tevens is ingezet op digitale balies, zoals de Digitale parkeerbalie en de digitale balie snelserviceformule. In 2019 zijn er 5740 producten digitaal aangevraagd via de website. De trend is dat de afgelopen 5 jaar elk jaar ongeveer 10% meer online formulieren worden ingevuld dan het jaar daarvoor.
Inwoners kunnen meldingen openbare ruimte (MOR) zowel via de MOR-app indienen als via de websitev en telefoon van de gemeente. In 2019 zijn er 2786 meldingen door inwoners ingediend. Dit is een toename t.o.v. 2018.

ZIVVER
In 2019 is ZIVVER geïnstalleerd. We kunnen persoonsinformatie veilig delen via de e-mail met inwoners en andere organisaties. We doen dit met een speciale uitbreidingsmodule voor Outlook: ZIVVER.

Portaal Burgerzaken
Inwoners van de gemeente Wageningen kunnen sinds de zomer van 2019 meekijken bij de aanvraag van hun paspoort of rijbewijs. De inwoner kan tijdens het baliebezoek meekijken bij welke processtap de baliemedewerker is. De inwoner kan meekijken op het klantscherm en het verloop van hun aanvraag volgen. Ook is daar te zien of hun persoonsgegevens juist geregistreerd staan in de Basisregistratie Personen (BRP).

Wat hebben we bereikt?

In 2019 scoren we ook bij de zelfevaluatie van het BRP (via een vragenlijst) boven de norm van 95%. Voor de bijhouding scoren we 98,5% en verstrekking gegevens 96%. 

Een controle op leegstand op woonadressen is uitgevoerd. Deze controle wordt periodiek uitgevoerd. Er is gestart met een bewustwordingscampagne over inschrijving. Deze campagne loopt nog door in 2020.  Uit onderzoek onder studenten is gebleken dat niet iedereen op de hoogte is van de regels omtrent inschrijving in de woongemeente. De campagne is erop gericht om deze doelgroep meer bewust te maken van de regels omtrent inschrijving en ze daarmee ook er voor te zorgen dat ze zich inschrijven in Wageningen.

Wat hebben we bereikt?

• Kick-off voor wat betreft e-diensten. Via e-diensten hoeven inwoners en ondernemers niet meer naar het stadhuis te komen. Via de e-diensten kunnen ze 24/7 terecht op www.wageningen.nl.
• Update applicatie 'Portaal Burgerzaken'  waarbij een tweede scherm is geïnstalleerd bij de balies van Burgerzaken. Zo kan de inwoner meekijken en is onze dienstverlening verbeterd.

Verzoeken worden binnen de wettelijke termijn verwerkt.

Wat hebben we bereikt?

In 2019 zijn er twee verkiezingen geweest.

In maart 2019 was er een gecombineerde verkiezing voor de Provinciale Staten en het waterschap.  Voor deze verkiezingen zijn 28.160 kiesgerechtigden opgeroepen.

In juni 2019 was de verkiezing voor het Europees Parlement. Hiervoor zijn 28.343 kiesgerechtigden opgeroepen.

Wat hebben we bereikt?

De belangrijkste nieuwsberichten worden in het Engels vertaald. Verder is de informatie op startpuntwageningen.nl voor een groot deel naar het Engels vertaald, om zo een grotere doelgroep te bereiken zoals studenten. Elke maand wordt aan de hand van Google Analytics gekeken naar het zoekgedrag van de bezoekers van www.wageningen.nl en www.wtartpuntwageningen.nl. Aan de hand van het zoekgedrag wordt wanneer nodig de inhoud op de websites aangepast zodat de bezoekers de informatie vinden waarnaar ze op zoek zijn.

De privacyverklaring van gemeente Wageningen is in 2019 geüpdatet. De privacyverklaring biedt algemene informatie over hoe de gemeente omgaat met persoonsgegevens. De verklaring is makkelijk vind- en leesbaar.  

Wat hebben we bereikt?

• In 2019 is veelvuldig gebruik gemaakt van de mogelijkheid om een (zowel online als telefonische) afspraak met de gemeente te maken: In 2019 zijn 9790 afspraken gemaakt. 
• Via de website, Facebook, Twitter, de gemeentepagina en persberichten bereiken we verschillende doelgroepen. Door crossmedia zorgen we ervoor dat deze kanalen elkaar versterken.  
• Verbetering van afstemming over het afhandelen van vragen en verzoeken die binnenkomen bij de verschillende gemeentelijke afdelingen. Er zijn teamoverstijgende LEAN-trajecten gestart in 2019. Met LEAN-trajecten brengen we de huidige processen in beeld en maken we een gewenst proces om zoveel mogelijk verspilling weg te halen.  Deze trajecten hebben een positieve bijdrage geleverd aan onze dienstverlening.

Wat hebben we bereikt?

De informatie die de gemeente deelt op de website is vrij beschikbaar en dient de inwoner door compleet, actueel en toegankelijk te zijn. Er zijn in 2019 350.520  websitebezoeken geweest,  waarbij er ruim 779.432 pagina’s zijn bezocht. Best bezocht zijn de contactpagina’s, Afspraak maken en Verhuizen. Dit is een stijging t.o.v. 2018.

De werkprocessen van gemeente Wageningen waarbinnen persoonsgegevens worden gebruikt zijn vastgelegd in het Register van Verwerkingsactiviteiten. Het register is voor eenieder in te zien op de website van gemeente Wageningen. De informatie uit het register is in 2019 geactualiseerd en geeft overzichtelijk weer voor welke activiteiten persoonsgegevens (van o.a. onze inwoners) worden gebruikt.

Wat hebben we bereikt?

In 2019 heeft de gemeente gewerkt aan de voorbereidingen voor de komst van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid zodat de implementatie daarvan in 2020 kan beginnen. Daarnaast is de aanpak rond de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) verder geprofessionaliseerd en wijst een in 2019 uitgevoerde Penetratietest en pre-audit uit dat er bij de gemeente duidelijke stappen worden gezet in de informatiebeveiliging rond Suwinet en DigiD.

Wat hebben we bereikt?

De op  de website gepubliceerde privacyverklaring van gemeente Wageningen is in 2019 geüpdatet. In de privacyverklaring worden inwoners geïnformeerd over de verschillende rechten die zij hebben ten aanzien van hun persoonsgegevens. Zo hebben inwoners onder andere het recht op informatie, recht op inzage en het recht om gegevens te (laten) corrigeren. Tevens geeft de privacyverklaring duidelijkheid over de manier waarop inwoners een beroep kunnen doen op één of meerdere van deze privacyrechten.

Wat hebben we bereikt?

In 2019 zijn we gestart met een denktank Democratische Vernieuwing bestaande uit inwoners, ambtenaren en raadsleden. We hebben onder andere met elkaar gesproken over: de A-dossiers van de raad, Klare Taal, Burgerberaad, digitale participatie en Right to Challenge. Ook hebben een aantal mensen hun kijk op Democratische Vernieuwing met de groep gedeeld. In 2019 zijn 6 bijeenkomsten georganiseerd waar (in totaal) ongeveer 150 mensen bij aanwezig waren.

Uit de denktank zijn 6 concrete experimenten gekomen waar we in 2020 mee van start gaan. We gaan aan de slag met Klare Taal, Burgerberaad, Digitaal Platform en verruiming van de Right to Challenge. Daarnaast gaat Welsaam nog de haalbaarheid onderzoeken van een ideeënwedstrijd voor kinderen en een voucheractie voor inwonersinitiatieven.

Wat hebben we bereikt?

De gemeenteraad is in 2019 betrokken bij de intergemeentelijke samenwerking door de raadsinformatiebijeenkomst 'grip op samenwerking' dd 23-1-2019, themabijeenkomst 'kennismaking Wageningse GR-en' op 12-3-2019 en de collegeinformatieavond 'Regionale Economische Ontwikkelingen' op 28 oktober 2019. Los van deze algemene informatiebijeenkomsten over regionale samenwerking, is de raad intensief betrokken bij GR Regio Foodvalley via de vergaderingen van de regiocommissie, de behandeling van de Startnotitie Strategische Agenda (4 maart 2019) en de Concept Strategische Agenda (9 december 2019).

Wat hebben we bereikt?

• In 2019 is een intern geoportaal gelanceerd met thematische kaarten  over onder meer openbare ruimte, natuur & duurzaamheid, cultuur & ruimte, voorzieningen & veiligheid. Het geoportaal bevat visualisaties van onder meer wijkstatistieken, zonnepanelen en AED's.
• Tevens zijn voorbereidingen getroffen het publieke deel van dit geoportaal beschikbaar te stellen voor inwoners en bedrijven.
• In 2019 zijn de voorbereidingen gestart voor een project waarin data-analyse rondom armoedeproblematiek wordt toegepast als input voor het armoedebestrijdingsbeleid.
• Op basis van data-analyse worden kwartaalrapportages sociaal domein opgesteld.

Wat hebben we bereikt?

• In 2019 heeft de kopgroep datagericht werken de aanpak verder uitgewerkt om het datagericht werken te stimuleren in de organisatie.
• De kopgroep heeft deze aanpak ten uitvoer gebracht. Zo is aan kennisdeling en bewustwording gewerkt in de organisatie rondom beschikbaarheid van data, gebruik van data en ethische en privacy-aspecten rondom datagericht werken.
• Tevens is externe deskundigheid en ervaring benut van o.a. gemeenten, VNG, CBS en data.overheid.nl.