Programma 3 Bestuur en Organisatie

Toelichting

Een van de belangrijke thema's van het dienstverleningsconcept is dat we letten op klanttevredenheid/klantgerichtheid.

In 2023 is het Klant Contact Center (KCC) gestart met een pilot. Met deze pilot is de kwaliteit van het kanaal telefonie en WhatsApp gemonitord. Kwaliteitsmonitoring vindt plaats via de NCS (Net Citizen Score). De inzichten van de kwaliteitsmonitoring worden gebruikt om medewerkers van het KCC te voorzien van klantgerichte training en individuele coaching, zodat ze beter kunnen inspelen op de behoeften en verwachtingen van de inwoners of bellers. 

In 2023 is de klanttevredenheid gemeten ten behoeve van de Meldingen Openbare Ruimte. Aan dit onderzoek hebben 341 deelnemers meegedaan. De conclusie hiervan is dat het gemiddelde cijfer een 7,9 is, en ook dat:

• 92% van de deelnemers het makkelijk vond om een melding te doen.
• 80 % van de deelnemers vond dat ze goed op de hoogte werden gehouden over de meldingen.
• 63% van de deelnemers is tevreden over de doorlooptijd.
• 38% tevreden is over de afhandeling van de melding.

Als inwoners niet tevreden zijn, blijkt uit de reacties dat dit soms met het gevoerde beleid of soms met de afhandeling van de melding te maken heeft. De medewerkers hebben wel het beleid gevolgd, maar niet iedereen die een melding heeft gedaan kan zich vinden in dit beleid.

Toelichting

Een van de thema's van het dienstverleningsconcept is transparantie. Door middel van het zaakgericht werken geven we inwoners en ondernemers inzicht in de stand van zaken van hun aanvraag. We hebben gewerkt aan de randvoorwaarden hiervoor. De-Diensten zijn gekoppeld aan het zaaksysteem en de applicatie van het sociaal domein is gekoppeld. Zo werken we toe naar één overzichtelijke MijnWageningen-pagina.

In 2023 zijn onze e-Diensten uitgebreid. De e-Diensten bieden inwoners de mogelijkheid om digitaal burgerzaken producten aan te vragen. Hiermee zijn we voor een belangrijk deel voorbereid op de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer.

In het kader van transparantie heeft in 2023 de implementatie van de Wet open overheid plaatsgevonden. Daarnaast zijn er stappen gemaakt ten behoeve van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv). Deze wet treedt medio 2024 in werking.

In het laatste kwartaal van 2023 is toegewerkt naar een aanzet tot servicenormen. We zijn hiervoor gestart met een nulmeting en een co-creatie sessie. De nulmeting bestond uit een vragenlijst en diepte-interviews. De belangrijkste conclusie hierbij is om servicenormen te ontwerpen die herkenbaar, duidelijk, concreet, beschikbaar en toepasbaar zijn. Dit onderzoek is een basis voor onze organisatie om hier verder mee aan de slag te gaan in 2024. 

Toelichting

Het digitaal platform Stem van Wageningen telt ruim 1300 geregistreerde deelnemers (2022: 1200). Al onze online participatie bij beleidsprojecten en -trajecten gaat via stemvan.wageningen.nl en is gekoppeld aan onze website.

In 2023 zijn we per team gestart met klare taal "ambassadeurs". Alle uitgaande correspondentie kan worden getoetst op het gewenste leesniveau B1. Voor 80% van de lezers zijn deze teksten goed leesbaar. 

Het experiment 'Burgerberaad' (nu Inwonerberaad) is onderdeel geworden van de Raadswerkgroep Democratische Kwaliteit. In het inwonerberaad zal een maatschappelijke vraag aan een groep inwoners worden voorgelegd. Samen zullen zij naar een gepaste oplossing zoeken voor dat vraagstuk.

Het winnende idee van de Kinderwedstrijd is een maquette van de binnenstad van Wageningen in 3D. Deze is in de hal van het stadhuis geplaatst en op feestelijke wijze onthuld. 

Toelichting

Representatie organiseerde activiteiten waardoor het college zichtbaar werd zowel binnen Wageningen maar ook landelijk. Strategische afwegingen spelen hierbij een steeds grotere rol. Relatiegeschenken zijn duurzaam en verantwoord.

Toelichting

Wettelijke taken worden uitgevoerd dit betreft:

• Recht op informatie van de overheid ligt vast in de Grondwet en de Wet Openbaarheid van Bestuur (Woo).
• Burgerlijk wetboek (taken burgerlijke stand).
• Wetgeving met betrekking tot de Basisregistraties Personen (BRP), Adressen & gebouwen (BAG), Waardering onroerende zaken (WOZ).
• Artikel 213 Gemeentewet schrijft voor dat de raad bij verordening regels vaststelt voor de controle op de inrichting en beheer van de financiële organisatie. Elke gemeente is bij wet verplicht een rekenkamer of een rekenkamerfunctie in te stellen.
• Digitaal toegankelijk maken van dienstverleningskanalen conform Besluit Digitale Toegankelijkheid.
• Kieswet, verkiezingen.
• Naturalisatie, Rijkswet op Nederlanderschap.
• Wegenverkeerswet (voor het uitgeven van rijbewijzen).
• Algemene verordening gegevensbescherming.
• Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming.
• Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen (WKPB).
• Paspoortuitvoeringsregeling PUN.
• Europese eIDAS-verordening.
• Omgevingswet
• Wet open overheid

Tevens de voorbereiding op nieuwe wettelijke taken:

• Wet digitale overheid
• Vernieuwing van de Archiefwet
• Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer
• Doorontwikkelingen in samenhang van de GEO-basisregistraties vanuit BZK (Dis-GEO)

Wet Open overheid
Op 1 mei 2022 is Wet open overheid (Woo) in werking getreden. De Woo is bedoeld om overheden transparanter te maken en moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter en makkelijker vindbaar is. In de Woo staat dat wij een openbaarheidsparagraaf in de begroting moeten opnemen. En dat we in de jaarlijkse verantwoording verslag van de uitvoering doen.
De Woo regelt dat iedereen een verzoek om informatie kan indienen. Ook verplicht de Woo ons om actief informatie openbaar te maken uit 11 informatiecategorieën. Deze verplichting gaat bijvoorbeeld gelden voor de vergaderstukken van de gemeenteraad, convenanten, uitgevoerde onderzoeken en beschikkingen. Deze verplichting is nog niet in werking getreden. Maar we zijn ons al wel aan het voorbereiden. We hebben in 2023 organisatiebewustwording sessies gehouden in bijna alle clusters. Voor de Woo-verzoeken hebben we een publicatiekanaal opgericht. Daarnaast verlangt de Woo, net als de Archiefwet, een verbetering van de informatiehuishouding. 

In 2023 zijn de volgende stappen gezet in het werken met deze nieuwe wet:

• Wij pakken de implementatie van de Woo projectmatig op. Hiervoor hebben we in oktober 2022 een projectleider aangesteld.
• We hebben een inventarisatie gedaan op onze applicaties. En we hebben gekeken naar de werkprocessen die vallen binnen de informatiecategorieën. 
• We hebben een nieuw Woo-contactpersoon aangesteld.
• Het stappenplan voor de behandeling van de Woo-verzoeken is geactualiseerd.
• We hebben een standaard blauwdruk ontwikkeld. een projectmatige beschrijving hoe aan de implementatie van een informatiecategorie gewerkt wordt.
• We hebben in 2023 een anonimiseringstool aangeschaft.
• We hebben een start gemaakt met het vullen van de Woo-index.

Los van de Woo deelt de gemeente Wageningen informatie als men daar om vraagt. We zijn transparant en toegankelijk waar mogelijk. 

Toelichting

Onze (maatschappelijke) vragen worden steeds complexer. Het is belangrijk dat we in onze uitvoering, bij het opstellen van beleid, en het werken aan opgaven, uitgaan van goede en juiste gegevens. Ook hebben we behoefte om goed in te kunnen schatten of we voldoende geld en mensen hebben om (nieuwe) vraagstukken op te pakken.

Het datalab ondersteunt de organisatie met informatieproducten om inzicht en overzicht in trends en ontwikkelingen te geven. Zo zijn er onder meer dashboards en rapportages ontwikkeld en uitgebreid voor Mens & Organisatie, Financiën en Sociale Dienstverlening over de inzet van mensen en bedrijfsmiddelen. Ook wordt er bij de grote maatschappelijke opgaven gewerkte aan betere monitoring van de effecten van de ingezette acties. We werken ook aan een duidelijk projectportfolio, waarin we onze bestuurlijke opdrachten en projecten beter kunnen volgen. Hiermee kan de organisatie het management en het bestuur adviseren en heeft het hen in staat gesteld keuzes te maken op onderwerpen zoals formatie, verzuim en budgetaanvragen in de begroting.

Toelichting

In 2023 zijn geen langlopende leningen aangetrokken. We hebben in 2022 wel twee leningen aangetrokken tegen een lage rente, die in de toekomst ingezet kunnen worden voor de financiering van geplande investeringen en gemeentelijke projecten. Vooralsnog houden we de opgenomen geldmiddelen aan bij 's Rijks schatkist en ontvangen we een hoge rentevergoeding, waardoor we in de jaarrekening 2023 een gunstig renteresultaat hebben gerealiseerd. Het rentetarief bij 's Rijks schatkist is in 2023 gestaag opgelopen naar 3,9% in het vierde kwartaal. De doelstelling om te beschikken over (extra) financiële middelen is behaald en daarbij is aanvullend ook de doelstelling van een gunstig rendement op geldmiddelen gerealiseerd.

Omschrijving (toelichting)

Een goede en veilige werkomgeving met aandacht voor welzijn, gezondheid en vitaliteit. Een werkomgeving die goed aansluit bij de behoeften van de organisatie voor digitale communicatie, vergaderen en samenwerken. En die tevens voldoet aan de veiligheidsvereisten die de overheid aan ICT stelt.

Toelichting

Om een goed beeld te krijgen van de organisatie op het gebied van gezond en veilig werken zijn op alle locaties RI&E's uitgevoerd (sommige locaties uitloop naar januari 2024). Die uitkomsten vormen een nieuwe nulmeting voor plannen van aanpak om het veilig en gezond werken te vergroten of bestendigen.

Vitaliteit heeft een prominente plek gekregen op de ontmoetingskalender. Bijvoorbeeld de sportdag, workshop over de overgang, de Nationale Vitaliteitsweek, een inspirerende lezing van Annemiek van Vleuten, workshops over persoonlijke effectiviteit en persoonlijk leiderschap.

Hybride werken bleef ook in 2023 bestaan. Alle medewerkers hebben de mogelijkheid om arbo-middelen voor de thuiswerkplek in bruikleen te krijgen. Denk aan een bureaustoel, bureau en beeldscherm. In 2023 is de verbouwing van het stadhuis voorbereid, die in 2024 zal worden uitgevoerd. Met deze verbouwing zal de werkomgeving van collega’s weer voldoen aan de (digitale) eisen van deze tijd.

Omschrijving (toelichting)

Een bedrijfsvoeringsfunctie die de organisatie ondersteunt door flexibel in te springen op de behoeften van de organisatie, met de inzet van mensen en bedrijfsmiddelen.

Toelichting

Organisatie breed is in het kader van “Fitte organisatie” het strategisch vermogen versterkt. Door het opgavegericht werken en de toevoeging van meer direct leidinggevenden (coördinatoren) is het voor managers mogelijk geworden meer bezig te zijn met organisatie brede en strategische vraagstukken en het meedoen in de regio. 

In 2023 zijn grote stappen gezet op het gebied van relevante managementinformatie (denk aan financiën, formatie/bezetting en verzuim) door het inrichten van verschillende dashboards. Hiermee zijn ook de inhuurkosten in samenhang te monitoren met de loonkosten.

De opties voor externe inhuur zijn opgenomen in het zaaksysteem, waar de onderbouwing, dekking en contractuele gegevens worden opgenomen.

De rol van het organisatiebrede juridische cluster voor juridische ondersteuningsvraagtukken is in 2023 verduidelijkt en versterkt voor gevallen waarvoor extern juridisch advies wordt ingewonnen. Het juridisch team trekt altijd samen op met inhoudelijk betrokkenen voor de juiste vraagstelling en weging/interpretatie van het extern ontvangen advies.

Door de grote (ruimtelijke) ambities in combinatie met de maatschappelijke opgaven is de zwaarte van het financieel advies en control vergroot. Hierop zijn in de organisatie ontwikkeling in 2023 vervolgstappen gezet en is er een onderzoek uitgevoerd naar een passende inbedding van grondzaken en vastgoed binnen de gemeente. Dat gaat over kwaliteit en kwantiteit van onze inzet op deze thema's. De uitkomsten van dit onderzoek volgen in het eerste kwartaal van 2024.

In augustus 2023 heeft het College de nieuwe Budgethoudersregeling vastgesteld die per 1 januari 2024 is ingegaan. De regeling bepaalt de kaders voor het mandaat van de budgethouders en zorgt er voor dat de budgetverantwoordelijkheid in veel gevallen lager in de organisatie wordt gelegd. Ook zijn in 2023 voorbereidingen getroffen om vanuit de teams meer te gaan werken met verplichtingen die ontstaan door overeenkomsten met leveranciers.

N.a.v. de eerder uitgevoerde ZUS-onderzoeken (Zelf doen, Uitbesteden, Samenwerken), zijn er twee definitieve besluiten genomen:

• De beoogde uitbesteding van de buitendienst van Beheer en Realisatie gaat niet door. Deze blijft in eigen beheer. 
• De technische ICT-infrastructuur en het beheer daarvan de komende jaren wordt wel uitbesteed. Dit wordt in samenhang met de Cloud-transitie uitgevoerd.

Toelichting

Accountantsverklaring
De accountant heeft een goedkeurende controleverklaring afgegeven over de getrouwheid van de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2023 en rechtmatigheidsverantwoording.

Rechtmatigheidsverantwoording en collegeverklaring
In 2023 zijn de Financiële Verordening en de Controle Verordening aangepast in het kader van de rechtmatigheid. Met ingang van het boekjaar 2023 stelt niet meer de accountant de rechtmatigheidsverklaring op, maar het college van burgemeester en wethouders en voert daarover het gesprek met de gemeenteraad.

Het college van B&W heeft in de jaarstukken verantwoording afgelegd over de rechtmatige uitvoering van de begroting 2023 en hierover een collegeverklaring afgegeven.

Omschrijving (toelichting)

Het stadhuis is een multifunctioneel gebouw.

Toelichting

Het stadhuis stelde zijn deuren open voor activiteiten die door, voor en in de stad worden georganiseerd. Naast de Politieke Avonden waren er afgelopen jaar meer dan 40 bijeenkomsten met meer dan 50 deelnemers. Aanvragen worden onder andere beoordeeld op de relatie met de gemeente Wageningen en de relatie met politieke onderwerpen. De aanvragen mogen niet concurrerend zijn voor Wageningse ondernemers. Als er catering wordt gevraagd, dan worden er in lijn met het door B&W vastgestelde manifest, vegetarische gerechten geserveerd

Toelichting

In het kader van de Wet open overheid (Woo) is er een publicatiekanaal voor Woo-verzoeken gerealiseerd en een toepassing voor het anonimiseren van privacygevoelige data ingezet. In voorbereiding op het in werking treden van de Omgevingswet per 1 januari 2024 zijn de laatste aanpassingen gedaan voor een goede digitale ondersteuning. Voor de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) zijn voorbereidingen getroffen met het onderzoeken van alle producten en digitale kanalen van de gemeente. Voor een meer volledige toelichting op de activiteiten rond data en digitalisering verwijzen we naar Paragraaf 3: Bedrijfsvoering.

Toelichting

We werken doorlopend aan het ondersteunen van de uitvoering van wettelijke taken (onder andere WOO, APV, Wet ruimtelijke ordening, Europese aanbestedingswet). Dit doen we door begeleiding bij aanbestedingen, voorbereidingen op, en verantwoording over bestaande wettelijke taken.

Toelichting

Voor het in control komen, verwijzen wij naar de paragraaf bedrijfsvoering. Wij werken aan het vergroten van het risicobewustzijn van de organisatie. Het beleid hiervoor is nog niet af. Wat betreft het reëel verzekeren: bij premieverhogingen van verzekeringen, zoals de aansprakelijkheidsverzekering, is overwogen of extra eigen risico kan worden gelopen met inzet van de ambtelijke organisatie of dat dit wordt 'afgekocht' met een hogere premie. Door als organisatie de verzekeringsfunctie goed te borgen, is bespaard op de hogere premie voor de aansprakelijkheidsverzekering. Een vervolg zal zijn om bij het afsluiten van een goed werkgeverschapsverzekering de gehele verzekeringsportefeuille door te lichten op diverse aspecten.

Toelichting

In vervolg op plannen van het kabinet Rutte II heeft een interdepartementale werkgroep een rapport opgesteld over de mogelijkheden om het gemeentelijk belastinggebied te verruimen. Verwezen wordt naar: (https://www.rijksoverheid.nl/documenten/kamerstukken/2020/05/18/herziening-gemeentelijk-belastinggebied.

Al enige jaren wordt gesproken over verruiming van het gemeentelijk belastinggebied, maar tot concrete regeringsplannen heeft dit nog niet geleid. Mogelijk dat het nieuwe kabinet in 2024 aan de slag gaat met concretisering van de beleidsplannen op belastinggebied. We zullen moeten afwachten, totdat het regeringsbeleid uitgewerkt is in een Coalitieprogramma en Belastingplan. We blijven de ontwikkelingen in Den Haag met aandacht volgen.

Toelichting

In 2022 zijn twee leningen met een lage rente van minder dan 2% aangetrokken voor een bedrag van in totaal
€ 24.000.000, in de verwachting dat de rente verder zou stijgen. We hebben de aangetrokken geldmiddelen ondergebracht bij 's Rijks schatkist. Het rentetarief bij de schatkist is in de loop van 2023 gestegen tot 3,9% in het vierde kwartaal van 2023. Als gevolg van deze rente-ontwikkeling hebben we in de jaarrekening een positief renteresultaat gerealiseerd. We verwachten ook in 2024 een positief resultaat bij de rente. De doelstelling is derhalve gerealiseerd. Voor informatie over de visie op de rente verwijzen wij u naar de paragraaf Financiering.