Paragraaf 3 Bedrijfsvoering

In het kader van de bedrijfsvoering hebben verschillende onderwerpen in 2022 specifieke aandacht gekregen. Deze worden hieronder toegelicht aan de hand van de volgende thema's:

• Mens , organisatie en informatie;
• Strategie en innovatie
• Gastheerschap in ons Huis van de Stad en interne service;
• Verantwoording;
• In control.

Verder zijn de verschillende vakgebieden binnen bedrijfsvoering eind 2022 weer 'verenigd'  onder een nieuw aangetrokken manager bedrijfsvoering. 

Organisatieontwikkeling

Wat hebben we bereikt in 2022 op het gebied van organisatieontwikkeling?
In 2021 hebben we onderzocht hoe we onze organisatie ‘fitter’ kunnen maken. In 2022 hebben we aan de hand hiervan is het programma Fitte Organisatie opgezet. De aanpak van de Fitte Organisatie leverde de gemeente Wageningen een plek op in de shortlist van de Overheidsawards voor beste Overheidsorganisatie van 2022. Hieronder de belangrijkste acties die in 2022 zijn gerealiseerd in het kader van de Fitte Organisatie.

• Laat je laptop thuis-dagen (uiting geven aan hybride werken)
  Een Fitte Organisatie bereiken we met en voor elkaar. Aan de hand van laat-je-laptop-thuis dagen hebben we in 2022 bij elkaar ingecheckt en werken we aan mentale en fysieke gezondheid, kennisdeling en inspiratie.
• Versterken strategisch vermogen 
  Een belangrijke bevinding uit de onderzoeken was het versterken van het strategisch en sturend vermogen van de organisatie in verband met de complexiteit van de maatschappelijke opgaven. We wilden dat er voor iedereen in de organisatie meer duidelijkheid komt over wat er moet gebeuren, door wie en met welke prioriteit (sturing en kaders). Naar aanleiding hiervan zijn er in 2022 coördinatoren en opgaveleiders gestart. Er is een film gemaakt dat antwoord geeft op de vraag wie doet nu wat? En verandert de rol van de manager? Bekijk de video hier. 
• Introductie van opgavegericht werken
  Bestuurlijke ambities uit het coalitieakkoord zijn gekoppeld aan vier maatschappelijke opgaven die de komende jaren centraal staan voor onze organisatie. Deze vier opgaven zijn klimaatadaptatie, omgaan met schaarse ruimte, toekomstgericht samenleven en circulaire economie. Aan deze vier opgaven zijn vier opgaveleiders gekoppeld die de komende jaren aan de slag gaan met deze complexe vraagstukken met als doel samen (gemeenteraad, college van B&W, organisatie, inwoners, maatschappelijke organisaties en ondernemers) Wageningen leiden naar een duurzame en betekenisvolle positie vanuit samenwerkingskracht. 
• Werken met coördinatoren
  Uit de onderzoeken is ook gebleken dat de span of attention van managers te groot is en medewerkers te weinig aandacht krijgen. Daarom heeft een aantal teams 1 of meerdere coördinatoren gekregen, met als doel dat medewerkers meer aandacht krijgen, meer duidelijkheid over hun taken en wat er qua resultaten wordt verwacht. Zelforganisatie en de professional centraal blijven de basisuitgangspunten.
• Cultuur
  Cultuur komt het meest merkbaar tot uiting in gezamenlijke taal en symbolen. Ook is in 2022 opgevallen dat collega’s en sollicitanten veelal dezelfde Wageningse waarden benoemen, met als kern: Wereldstad in Zakformaat. 
• Randvoorwaarden
  In 2022 is een succesvol besluitvormingsproces doorlopen om te komen tot extra structureel personeelsbudget, vanaf 2023 en verder, om ambities te kunnen realiseren. Daarmee zijn de financiële randvoorwaarden gerealiseerd om vanaf 2023 verder te kunnen bouwen aan onze fitte organisatie en realisatie van maatschappelijke ambities (coalitieakkoord). 

De mens centraal

De (interne) marketing van een sterk werkgeversmerk heeft veel aandacht gekregen door het  positioneren van de fitte organisatie. Ondanks schaarste op de arbeidsmarkt is er een aantal succesvolle wervingstrajecten afgerond. Nieuwe medewerkers verwelkomen wij met een Warm Wagenings Welkom. Ieder kwartaal zijn er diverse workshops en activiteiten gericht op onder andere de nieuwe medewerkers. In Het Goede Gesprek dat elke medewerker jaarlijks met de leidinggevende heeft is volop aandacht voor de ontwikkeling van onze medewerkers. Het gaat om verbinding en aandacht; 

Om de duurzame inzetbaarheid te vergroten is er voor 3 clusters een analyse strategische personeelsplanning (SPP) uitgevoerd. In 2023 wordt voor de volgende 6 clusters eenzelfde analyse uitgevoerd. 
De werving & selectie van een verzuim- en inzetbaarheidscoach is opgestart om de verzuim- en re-integratiebegeleiding nog kwalitatiever in te steken en meer in te zetten op preventie.
Er is een verbeterplan opgesteld t.b.v. een succesvolle aanbesteding personeelsinformatiesysteem inclusief functioneel beheer en salarisverwerking. In 2023 is de aanbesteding afgerond en vinden de verder optimalisaties plaats.  

Informatievoorziening en datagericht werken

In 2022 is het Cloudbeleid vastgesteld evenals het Cloudplan om dit beleid ten uitvoer te brengen. Deze documenten geven kaders, richtlijnen, planning en financieel inzicht voor de toekomst van het applicatielandschap. De applicatie voor Gemeentelijke Belastingen is Europees aanbesteed en de applicatie voor de Begraafplaatsadministratie is vervangen. Er is een projectleider aangesteld voor de Wet Open Overheid die gestart is met de marktverkenning naar een applicatie om stukken eenvoudig te kunnen anonimiseren voor publicatie. Op het gebied van applicaties en koppelingen ten bate van de Omgevingswet zijn voorbereidingen getroffen. Eveneens is in 2022 een succesvolle datapilot geweest met nieuwe ICT-voorzieningen waarmee nieuwe inzichten kunnen worden gegeven op het gebied van HRM en financiën. De pilot heeft inzicht opgeleverd in verdere mogelijkheden voor data-analyse over verschillende beleidsterreinen heen. In deze nieuwe ontwikkeling en andere aanbestedingen zijn nadrukkelijk  de onderwerpen privacy en veiligheid betrokken. In het kader van de professionalisering  is een applicatie aangeschaft voor Portfoliomanagement, het proces dat erop gericht is om overzicht te hebben en te kunnen sturen op alle ontwikkelingen en projecten. Tot slot heeft het zaakgericht maken van interne en klant-processen een vlucht genomen en nadert het project Vernieuwen Zaakgericht Werken zijn afronding.

Inhuur

Voor het verder in control komen van de organisatie (als ook de wendbaarheid) is het van belang om inzicht te hebben in de aard en omvang van de externe inhuur. Daarom is ook in 2022 de externe inhuur transparant gemaakt zoals is geadviseerd in het rapport van de Rekenkamer 'Inhuur van externen' d.d. september 2019.
Hieronder is een analyse van de externe inhuur met de benodigde kengetallen in beeld gebracht. Door deze cijfers structureel op te nemen in deze paragraaf wordt de informatievoorziening rondom inhuur verbeterd en zijn jaarlijkse analyses beter mogelijk.
In de administratie maken wij de inhuur inzichtelijk met de volgende indeling: Specifieke kennis en kunde, Vacatureruimte, Langdurige ziekte, Overige.

Hieronder treft u een overzicht van de begrote en gerealiseerde bedragen aan:

Inkoop

Er zijn 3 belangrijke speerpunten in het inkoopbeleid benoemd: Circulair Inkopen (CI), Social Return on Investment (SROI) en het betrekken van lokale en regionale ondernemers. Afgelopen jaar is er samen met de SROI coördinator veel aandacht geweest voor SROI en zijn er mooie resultaten behaald. Zo zijn er laptops geschonken zodat de kandidaten op het Werkpunt vaker aan hun ontwikkeling kunnen werken en hebben we extra taalondersteuning kunnen regelen voor statushouders en Oekraïense vluchtelingen. Ook zijn er drie kandidaten gestart bij gecontracteerde leveranciers. Er zijn meer dan 50 aanbestedingstrajecten afgerond dit jaar. Twee daarvan willen we er uitlichten. Samen met Facilitair zijn de warme dranken automaten opnieuw aanbesteed. We hebben een lokale leverancier mogen contracteren die veel aandacht heeft voor SROI en circulariteit. Er wordt samengewerkt met St. Afval Collectief Wageningen die in de binnenstad met de fiets het karton van de winkeliers ophaalt Zij zamelen nu ook per fiets, in de duurzame emmers van de koffiebonen, de koffiedroes in. Deze koffiebranderij zet de droes om naar gas, waarmee zij de eerste ter wereld zijn die koffie brandt op haar eigen koffiedroes. Ook is de aanbesteding voor uitvoering van preventieve hulp en ondersteuning in het sociaal domein opnieuw gegund aan Welsaam. We zijn een nieuwe samenwerkingsperiode voor minimaal 5 jaar aangegaan met Welsaam (een samenwerkingsverband van 23 sociaal-maatschappelijke organisaties).

In het contractmanagement systeem zijn de bij Inkoop bekende contracten gearchiveerd. Dit zorgt voor overzicht en het op tijd verlengen dan wel opzeggen van contracten en het op tijd opstarten van nieuwe inkooptrajecten. Voor leveranciers die zich bezig houden met GGW projecten zijn we gestart met de Groslijst systematiek. Deze systematiek zorgt voor een objectief en transparant selectieproces bij enkelvoudige en meervoudige onderhandse aanbestedingen.

Het jaar 2022 was voor het Sociaal domein een roerige tijd: hoge grondstofprijzen, inflatie, CAO stijgingen en personeelskrapte. Dat heeft ervoor gezorgd dat zowel de tarieven als het leveren van producten en diensten onder druk kwamen te staan. Ondanks dat is de zorg en ondersteuning zoveel mogelijk gecontinueerd.

Betrouwbare werkomgeving

In 2022 is in het kader van het hybride werken beleid gemaakt voor het gebruik en beheer van Office365, hierbij is vooral ook aandacht voor de behoeftes van verschillende medewerkers en hun digitale vaardigheden. Naast nieuwe mogelijkheden voor de eigen organisatie, biedt de implementatie van Office365 meer mogelijkheden voor eenvoudige digitale samenwerking  met ketenpartners en maatschappelijke partners in de regio. Verder zijn onder anderen voorbereidingen  getroffen binnen de gemeentelijke ICT-infrastructuur om op basis van de beleidskeuzes Office365 verder in gebruik te gaan nemen. 

Daarnaast hebben we:

• De netwerkverbinding naar het Startpunt vernieuwd zodat Wifi daar geoptimaliseerd kon worden.
• Verder gewerkt aan de weerbaarheid tegen continue bedreigingen van buitenaf (zoals bijvoorbeeld Log4j)
• De internetverbinding opgeschaald in verband met de groeiende behoefte aan bandbreedte en de bijbehorende infrastructuur daarvoor aangepast.
• De aanbesteding voor de vervanging van de hardwarecomponenten van het netwerk afgerond.

Het stadhuis stelt zijn deuren weer open voor activiteiten die door, voor en in de stad worden georganiseerd. Naast de politieke avonden waren er afgelopen jaar meer dan 50 bijeenkomsten met meer dan 50 deelnemers. Ook zijn er richtlijnen om de aanvragen goed te kunnen beoordelen opgesteld. De aanvragen worden onder andere beoordeeld op de relatie met de gemeente Wageningen en de relatie met politieke onderwerpen. De aanvragen mogen niet concurrerend zijn voor Wageningse ondernemers. Indien er catering gewenst is dan worden er alleen, conform het door B&W vastgestelde manifest, vegetarische gerechten geserveerd.

Voor de huisvesting van ambtenaren is er in 2022 een start gemaakt met het invoeren van het “Hybride werken”. Er is een start gemaakt met het in bruikleen uitgeven van bureaus, bureaustoelen en andere ARBO hulpmiddelen, zodat de medewerkers thuis ook op een ARBO verantwoordelijke manier kunnen werken. Het stadhuis zal in de komende jaren dan ook steeds meer een plek worden waar we elkaar ontmoeten en samenwerken aan projecten. 

Privacy

In 2021 hebben de CISO en Privacy Officer een strategisch gegevensbeschermingsbeleid opgesteld, dat in 2022 en volgende jaren wordt uitgevoerd. Hierbij wordt voortgebouwd op de stappen die in de voorgaande jaren zijn gezet. In het nieuwe beleid zijn principes en strategische doelen uitgewerkt die de stip op de horizon vormen voor de bescherming van persoonsgegevens en de informatiebeveiliging binnen de gemeente.  In 2022 is er een externe audit uitgevoerd op de processen waar de Wet politiegegevens (Wpg) op van toepassing is. Deze wet ziet op de politiegegevens die worden verwerkt door boa’s in het kader van hun opsporingsbevoegdheden. Er is een plan van aanpak opgesteld voor het realiseren van verbeteringen.

In 2022 is ook een meting uitgevoerd door de Functionarissen voor Gegevensbescherming. Dit bevestigt het al bestaande beeld dat Wageningen nog  uitdagingen heeft om privacybescherming op orde te brengen. In de rapportage is een aantal aanbevelingen gedaan. Er wordt een plan van aanpak opgesteld om aan de hand van deze aanbevelingen maatregelen te treffen en de basis op orde te brengen.

Informatiebeveiliging

De organisatie heeft in 2022 met de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) inzicht verkregen in het niveau van informatiebeveiliging. Zowel deze resultaten als de resultaten van vorige jaren laten zien dat er nog uitdagingen zijn om door te groeien naar een gewenst en verplicht niveau van informatiebeveiliging.

In 2022 heeft de organisatie verschillende stappen gezet om in control te komen op het onderwerp informatiebeveiliging en de achterliggende uitdagingen. Een grote stap om in control te komen is dat er een stuurgroep wordt opgericht met een vertegenwoordiging van het College van B&W en het MT.

Daarnaast is een start gemaakt met het oprichten van een bewustwordingsprogramma voor privacy en informatiebeveiliging om veilig gedrag bij werknemers te stimuleren. Hiervoor is een gespecialiseerd extern bureau ingehuurd om ons te ondersteunen.

Tot slot is er een start gemaakt met een plan voor bedrijfscontinuïteitsmanagement. Hierbij staat de volgende vraag centraal: Wat doen we om onze belangrijkste processen te continueren wanneer er sprake is van een calamiteit? Ook hiervoor worden we ondersteund door een gespecialiseerd extern bureau.

Algemeen

Evenals in voorgaande jaren was er 2022 veel bestuurlijke en ambtelijke aandacht voor ‘in control zijn’. Door de inzet van een mix van beheersings- en controlemechanismen op het vlak van organisatie, processen, sturing en houding/gedrag zijn resultaten behaald die bijdroegen aan het meer in control komen, zowel op het vlak van financiële control (Planning & Control) als op het vlak van control in brede zin.

Op het vlak van de voor 2022 benoemde speerpunten hebben we het volgende bereikt:

• De controlfunctie is verder doorontwikkeld door invulling van de rol van business control. Naast de concerncontroller voor de control op het strategisch/tactisch niveau, is er nu ook een businesscontroller voor de control op het tactisch/operationeel niveau. Daarmee is de organisatie-brede control versterkt.
• De doorontwikkeling van de financiële functie kon door personele omstandigheden (langdurige ziekte, onverwacht verloop) niet in de oorspronkelijk beoogde omvang en snelheid plaatsvinden. De prioriteit is daarom gelegd bij het kwantitatief en kwalitatief weer op sterkte brengen van de personele bezetting. Eind 2022 was de financiële functie weer volledig bemensd.
• Nadat dit voorgaand jaar door omstandigheden niet is gebeurd, zijn de bevindingen en aanbevelingen in de management- en boardletter van de accountant door het management en het college beoordeeld en van een reactie voorzien die ook met de accountant en de raad is gedeeld. Waar dit op grond van de beoordeling nodig werd geacht zijn verbetermaatregelen getroffen.
• Er is nieuw beleid met betrekking tot risicomanagement en weerstandsvermogen opgesteld, door de raad vastgesteld en ingevoerd. De eerste toepassing van deze nieuwe Nota risicomanagement en weerstandsvermogen was zichtbaar in de Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing van de Programmabegroting 2023 die de raad begin november 2022 heeft vastgesteld.
• De borging van de informatieveiligheid en privacy is verbeterd door de vaststelling van het Strategisch Gegevensbeschermingsbeleid 2022-2025 en versterking van het cyclisch leer- en verbeterproces. Ook zijn op dit vlak enkele zelfevaluaties en externe audits uitgevoerd, waarvan de leer- en verbeterpunten zijn opgepakt door middel van een verbeterplan.
• De informatiewaarde en leesbaarheid van de P&C-producten is verder verbeterd en er zijn twee bestuursrapportages (voor- en najaar) aangeboden aan de raad; 
• Hoewel de wetgever de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording nogmaals een jaar heeft opgeschoven en nu definitief heeft vastgesteld per jaarrekening 2023, is toch gestart met het treffen van voorbereidingen voor de invoering hiervan. De voorbereidingen worden in de loop van 2023 afgerond zodat het college van B en W bij de jaarrekening 2023 een collegeverklaring over de rechtmatigheid kan afgeven. In deze jaarrekening 2022 geeft de accountant nog als vanouds een oordeel hierover.