Paragraaf 3 Bedrijfsvoering

Onze visie op Bedrijfsvoering is: bedrijfsvoering draagt met plezier op een proactieve, slimme en dienstverlenende manier bij aan de opgaven van Wageningen. Samen met bestuur en de ambtelijke organisatie realiseren wij de bestuurlijke doelen. Wij zetten sterk in op innoveren, digitaliseren, planmatig en integraal werken, waarbij vanuit bedrijfsvoeringsperspectief wordt bijgedragen aan de uitvoering van het coalitieprogramma. 

De 2 strategische programma's Digitale Organisatie en Fitte Organisatie vormen de belangrijke kapstok voor onze activiteiten rond organisatieontwikkeling. In de betreffende hoofdstukken Data en Digitalisering en Mens en Organisatie wordt hier nader op ingegaan. Ook vormen deze 2 programma's in programma 3: Bestuur & Organisatie een expliciete ambitie.

Binnen het hoofdstuk 'In Control' staan de belangrijke activiteiten en doelen voor 2026 benoemd, conform de 'In control' agenda van de gemeente.

Tot slot wordt ingegaan op de vooruitzichten voor Inkoop en Contracten en Juridische zaken.

Samen versterken we onze Fitte Organisatie.

Wij zijn een Fitte Organisatie als we voldoende aandacht geven aan de fysieke en mentale gezondheid van onze medewerkers en medewerkers in staat zijn regie te voeren op de eigen inzetbaarheid. Een Fitte Organisatie zijn wij ook wanneer wij passend georganiseerd zijn (het Engelse ‘fit’) om onze verantwoordelijkheden en ambities waar te maken. De afgelopen jaren is/ zijn het programma Fitte Organisatie en de M&O agenda goed naar elkaar toe gegroeid. Verschillende zaken die door deze samenwerking zijn geïnitieerd hebben inmiddels een logische en blijvende plek in de organisatie gekregen. De ontmoetingskalender, het dashboard, de kernwaarden, het kantoorfruit en ons leerplatform Waaglab zijn niet meer weg te denken. Ook qua interne dienstverlening hebben we flinke stappen gemaakt en kunnen we stellen dat de basis op orde is. In 2026 gaan we verder in deze lijn. In Programma 3, ambitie 3.3 staan deze doelen en resultaten benoemd.

Met het programma Digitale Organisatie vormen we de komende jaren een stevige basis voor digitalisering, datagedreven werken, informatieveiligheid en privacy. We werken mee aan de maatschappelijke opgaven van de stad en we voeden beleid en uitvoering met relevante data. Wageningen werkt steeds meer in ketens en netwerken, waarbij digitalisering een onmisbare schakel is. Inwoners van Wageningen verwachten dat we zorgvuldig en transparant met hun gegevens omgaan, meegaan met de ICT-ontwikkelingen en daarbij voldoen aan wet- en regelgeving op ICT-vlak. Ook de EU en het Rijk hechten veel waarde aan data en digitalisering. Dat zien we terug in de ruim 20 wetgevingstrajecten die tot en met 2026 ingevoerd moeten worden.

Het goed inrichten en beschermen van de Digitale Organisatie en de waardevolle gegevens is een beweeglijk proces en vraagt voortdurend om onze aandacht en doorlopende investeringen. De gemeenteraad heeft de noodzaak om te blijven investeren in data en digitalisering in de afgelopen jaren meerdere keren erkend. Met deze begroting bouwen we verder aan een Digitale Organisatie en kunnen dat in 2026 doen binnen de budgetten die de raad ons al heeft toegekend.

Binnen het programma Digitale Organisatie werken we in 2026 en daarna aan de volgende speerpunten:

Toekomstbestendige ICT-organisatie
In 2025 is gebouwd aan een ICT-organisatie met aandacht voor nieuwe regiefuncties, procesmatig werken, en de samenwerking met de leverancier die onze ICT-infrastructuur in beheer neemt. In 2026 bouwen we verder aan het toekomstbestendig houden van de ICT-organisatie. ICT-medewerkers coachen en begeleiden we in regievoering en het leveranciersmanagement. Het beheer van de applicaties gaan we anders organiseren om de gebruikers in de organisatie nog beter te ondersteunen.

Modern ICT-landschap en online dienstverlening 
Na de grote transitie van de ICT-infrastructuur in 2025 zetten we in 2026 stappen naar innovaties in het ICT-landschap en de online dienstverlening. 

We besteden in deze programmalijn uitgebreid aandacht aan de dienstverlening. Zo vernieuwen we het klantgeleidingssysteem zodat inwoners en ondernemers gebruiksvriendelijker een afspraak kunnen maken met de gemeente. Ook vervangen we de software waarmee we onze ruimtelijke plannen in het kader van de Omgevingswet ontwikkelen. We meten bij steeds meer producten en diensten de klanttevredenheid en houden dit met dashboards in de gaten. Inwoners en ondernemers krijgen steeds digitaal toegankelijkere websites en portalen. We verkennen de mogelijkheden tot een online chatbot en bereiden ons voor op de invoering van de Berichtenbox zakelijk. Afhankelijk van de landelijke voortgang, bereiden ons voor op het leveren van een digitale kaarthouder (‘wallet’) voor inwoners, die de Europese verordening voor eIDAS 2.0 eind 2026 mogelijk zou moeten maken. Met de kaarthouder kunnen inwoners eenvoudiger hun authentieke persoonsgegevens delen voor digitale aanvragen bij (semi)overheden. Tot slot werken we aan de verbetering van dienstverlening, processen en systemen binnen het sociaal domein.

We moderniseren ook de meer interne onderdelen van het ICT-landschap. Zo vernieuwen we het digitale werkplekconcept waarbij we gebruik maken van nieuwe technologieën met oog voor gebruiksgemak, veiligheid en efficiënt beheer van de werkplek. De telefonieoplossing wordt daarnaast vernieuwd zodat deze goed integreert met de andere contactkanalen en ook past bij het nieuwe digitale werkplekconcept. Ook vindt een herinrichting van de ICT-middelen in de raadszaal plaats. Tot slot maken we ruimte voor pilots en experimenten met moderne technologieën zoals kunstmatige intelligentie (AI) en robotisering wat zowel voordelen biedt voor de dienstverlening als de interne bedrijfsvoering.

Digitaal vaardig en bewust van privacy en informatieveiligheid
De Digitale Organisatie richt zich niet alleen op de dienstverlening, ICT-middelen en ICT-organisatie, maar ook op de gebruikers. Willen we data, digitalisering goed benutten, dan moeten we medewerkers digitaal vaardig maken en houden. We hebben in 2026 oog voor goed gebruik van de Wageningse ICT en data, maar besteden ook besteden aandacht aan verantwoord gebruik van nieuwe technologieën zoals kunstmatige intelligentie (AI). Door medewerkers te ondersteunen bij het leren van digitale vaardigheden zijn zij goed toegerust op de toekomst en blijven zij digitaal fit. Tot slot is het belangrijk om voortdurend te werken aan bewustzijn rondom privacy en informatieveiligheid, zoals met phishingtesten en andere oefeningen.

Datagedragen beleid en uitvoering
In Wageningen willen we de samenleving (inwoners, bedrijven, instellingen) kwalitatief goed en efficiënt bedienen. Het werken met data wordt daarin steeds belangrijker. Goede data geven namelijk inzichten waarop we kunnen sturen en dingen kunnen verbeteren. We hebben dus als doel om datagedreven te werken en om een datavaardige organisatie te worden. Data-gedreven besluitvorming betekent voor de gemeente Wageningen dat we keuzes maken op basis van zowel inzichten uit de data als op basis van politieke keuzes, ethiek, behoeften vanuit de samenleving, gevoel, logisch nadenken en eerdere ervaringen. Data is dus een hulpmiddel voor het behalen van onze maatschappelijke doelen en daarom willen we met data geïnformeerde keuzes maken. Of dat nu is in de maatschappelijke opgaven, de dienstverlening, in beleid of de dagelijkse uitvoering.
In 2026 en daarna leggen we focus op de datavaardigheid van de organisatie en aan een integrale, planmatige en proces/domein-overstijgende samenwerking. Dit doen we door in te zetten op educatie en het creëren van de juiste overlegstructuren. Ook komen er heldere (beleids)afspraken over data definities, data-kwaliteit, data-eigenaarschap en hoe we omgaan met AI, algoritmes en ethiek. Tevens creëren we overzicht in welke data en dashboards er allemaal zijn.
* SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.

Informatieveiligheid en privacy
Het is onmisbaar voor het maatschappelijk vertrouwen en functioneren van de gemeente dat we informatie veilig houden, privacy waarborgen en ethische afwegingen maken. Hiervoor hanteren wij kaders zoals de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het toezichtsplan van de Functionaris Gegevensbescherming en de ENSIA-resultaten (*ENSIA staat voor Eenduidige Normatiek Single Information Audi) geven ons inzichten in de verbeterpunten omtrent privacy en informatieveiligheid. Deze inzichten zijn gebruikt om plannen voor 2026 en daarna op te stellen voor het verbeteren van privacy en informatieveiligheid. Deze plannen omvatten onder andere verbeterpunten op sturing op risico’s, technische maatregelen en organisatorische maatregelen. In 2026 staan centraal:

• Nauwe samenwerking tussen privacy en informatieveiligheid op het gebied van bewustwording rondom gegevensbescherming'.
• Het wegwerken van de achterstand in Data protection impact assessments (DPIA).
• Het implementeren van de Europese richtlijn voor Network and Information Security (NIS2) en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid 2.0 (BIO2.0).
• In 2026 zal naar verwachting de Cyberbeveiligingswet in werking treden. Op dit moment zijn de precieze gevolgen voor personele en financiële middelen nog niet in te schatten.
• Het uitvoeren van oefeningen om voorbereid te blijven op crises.
• Het vernieuwen van applicatie ter ondersteuning van risicomanagement en het volgen van wet- en regelgeving (‘compliance’).

Ook in 2026 gaan we verder met de kwaliteitsslag op ons financieel instrumentarium, het P&C-proces en de P&C-producten. Daarmee zetten wij in op het versterken van een financieel solide en duurzaam beleid, waarin heldere kaders en transparante keuzes centraal staan. We werken in 2026 voor het eerst met een integraal overzicht van alle (vervangings-)investeringen inclusief de meerjarige effecten. Daarnaast wordt in 2026 verder gebouwd aan de centrale financiële functie waarin strategisch financieel advies, financial control (controle van cijfers en processen) en administratie samenkomen, met als doel een slagvaardige en toekomstbestendige financiële functie. Zo zorgen wij ervoor dat onze financiële huishouding toekomstbestendig is en ruimte biedt voor de grote opgaven waar wij als gemeente voor staan.

Het beleid voor de beheersing van financiële en andere risico's is vastgelegd in de Nota risicomanagement en weerstandsvermogen Wageningen 2022. Deze nota wordt in 2026, na aanvang van de nieuwe raadsperiode, geactualiseerd. 

In de gemeente zijn en worden maatregelen getroffen die gericht zijn op het optimaal sturen en beheersen van de organisatie. Met een combinatie van inrichting, sturing en monitoring wordt gewerkt aan een gemeente die in control is en blijft. Om te zorgen dat de gemeentelijke organisatie voldoende in control is, wordt gebruik gemaakt van zowel hard controls (onder andere processen, procedures, systemen en plannen) als soft controls (onder andere competenties, houding en gedrag). Vanuit een centrale plaats binnen de gemeentelijke organisatie, met als eindverantwoordelijke de concerncontroller, worden ook planmatig diverse processen gemonitord. Denk hierbij niet alleen aan de monitoring van de financiële processen door de Verbijzonderde Interne Controle, maar ook aan de doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken als bedoeld in artikel 213a van de Gemeentewet.

In 2026 wordt uitvoering gegeven aan de Werkagenda 2026 van de Routekaart Wageningen in Control. Deze routekaart is een meerjarig plan dat erop is gericht om te groeien van de (in boekjaar 2023 ingevoerde) verplichte collegeverklaring rechtmatigheid naar een vrijwillig bedrijfsvoeringsbreed in control statement over boekjaar 2027. Per kalenderjaar wordt een werkagenda opgesteld waarin bepaalde in-control-thema’s centraal staan. De thema’s van een werkagenda bouwen voort op de thema’s van de voorafgaande werkagenda. Daarnaast zijn de jaarlijkse werkagenda’s met elkaar verbonden door het principe van de Plan-Do-Check-Act-cyclus.

In 2026 voeren we een nieuwe Governance-, Risk- en Compliance (GRC)-applicatie in ter vervanging van de huidige GRC-applicatie die niet langer wordt ondersteund door de betreffende leverancier. Een GRC-applicatie ondersteunt het in control komen en blijven op de governance (de wijze waarop we de organisatie besturen en managen), op het risicomanagement (de wijze waarop we de risico's die aan het behalen van de gemeentelijke doelstellingen in de weg staan beheersen) en op de compliance (de wijze waarop we borgen dat we handelen volgens de geldende wet- en regelgeving). 

In het inkoopbeleid zijn een aantal bestuurlijke speerpunten benoemd: Circulair Inkopen (CI), Social Return on Investment (SROI), Diversiteit, inclusie en gelijkwaardigheid (DIG) en het betrekken van lokale en regionale ondernemers. De inkoopadviseurs onderzoeken samen met de interne opdrachtgevers wat de mogelijkheden zijn met betrekking tot deze speerpunten en formuleren eisen en wensen. Contractmanagement zorgt voor het bewaken van de gemaakte afspraken met de leveranciers en neemt waar nodig actie indien afspraken niet worden nagekomen. 

Contractmanagement richt zich op verdere professionalisering. Enerzijds betekent dat beter grip krijgen op de beschikbare data en anderzijds betekent dit een beter inzicht verschaffen in de werkzaamheden en het stroomlijnen van deze processen. Hierbij is het ook van belang om duidelijk te prioriteren en dit inzichtelijk te maken. Dit zal SMART worden geformuleerd.

Door gebruik te maken van het inkoopdashboard zal er steeds beter inzicht komen in de uitgaven onder de contracten die zijn vastgelegd in ons contractenregistratiesysteem Pactum. Zo krijgen we ook meer inzicht in onze verplichtingenadministratie.
Er staan een aantal belangrijke (Europese) aanbestedingen op de kalender: zoals de vervanging van de telefooncentrale, Beschut Werk Wageningen, de Accountant, het elektrificeren van de voertuigen en de mogelijke herbouw zwembad.

Het team Juridische Zaken geeft bestuursrechtelijke en privaatrechtelijke juridische adviezen. Het team beoordeelt bijvoorbeeld contracten of stelt waar nodig zelf contracten op. Dit betreft bijvoorbeeld anterieure overeenkomsten en samenwerkingsovereenkomsten. Verder behandelt het team bezwaren en klachten. En het team speelt een actieve rol in de afhandeling van verzoeken op grond van de Wet open overheid (Woo). Het team streeft naar een laagdrempelige toegang tot onze juridische dienstverlening voor collega’s en bestuur. 
Het team heeft een coördinerende rol als het gaat om de gemeentebrede juridische kwaliteitszorg. Juridische kwaliteit betekent dat de overheid zich aan het Recht houdt. En dat juridische processen, producten en diensten (zoals vergunningverlening) aan de verwachtingen van gebruikers/ontvangers voldoen. En dat juridische risico’s en kansen in beeld zijn. Goede juridische kwaliteitszorg is belangrijk, omdat het bijdraagt aan een goed bestuur en een betrouwbare overheid. Daarmee zijn we als gemeente ook juridisch in control. 

Ook in 2026 volgt het team voor de organisatie de wetgeving en jurisprudentie op de voet, en geeft hier opvolging aan. Het team houdt of brengt de juridische basiskennis en bewustwording in de rest van de organisatie op peil. Dit doen zij door bijvoorbeeld het geven van presentaties. 
De gewenste intensivering van grondbeleid en gebiedsontwikkeling vraagt veel inzet op anterieure contracten. Hiervoor worden ook standaardmodellen ontwikkeld. Nauwe betrokkenheid zal er ook zijn bij het vervolg van het project Inkomenszekerheid. De actieve openbaarmaking op grond van de Woo gaat in 2026 verder. Daar gaan we zoveel mogelijk aan voldoen. Voor juridische kwaliteitszorg brengt het team de verschillende elementen en mogelijke risico’s in kaart. Het team bouwt aan een ‘netwerk’ van juridische medewerkers binnen de gemeente.