Programma 3 Bestuur en Organisatie

Toelichting

Een van de belangrijke thema's van het dienstverleningsconcept is dat we letten op klanttevredenheid/klantgerichtheid. In Q4 2024 is het Klant Contact Center (KCC) gestart met een pilot 'klantgerichtheid bij telefonie'. Met deze pilot is de kwaliteit van het kanaal telefonie uitgevraagd via telefonische interviews met mensen die het algemene telefoonnummer hebben gebeld. De resultaten ten aanzien van telefonische dienstverlening zijn als volgt:

• 80% van de respondenten geeft de gemeente Wageningen een 7 en hoger.
• 86% geeft aan dat de medewerker van het KCC een duidelijk antwoord geeft en begrijpelijk formuleert.
• 98% ervaart een prettig telefonisch gesprek met de medewerkers van het KCC.

Ook vond in 2024 Kwaliteitsmonitoring plaats bij het KCC op de kanalen telefonie en WhatsApp. De kwaliteitsscore bij telefonie is 83,7 %, bij WhatsApp is de score 70 %. Er wordt gemonitord op 19 kwaliteitscriteria. De inzichten van de kwaliteitsmonitoring zijn gebruikt om medewerkers van het KCC te voorzien van klantgerichte training en individuele coaching. 

Daarnaast is de klanttevredenheid gemeten ten behoeve van de Meldingen Openbare Ruimte. Aan dit onderzoek namen 528 deelnemers deel. Uit het onderzoekt blijkt dat het gemiddelde rapportcijfer een 7,4 is. Overige bevindingen uit het klanttevredenheidsonderzoek zijn:

• 88% van de deelnemers vond het makkelijk om een melding te doen.
• 74% van de deelnemers vond dat ze goed op de hoogte werden gehouden over de meldingen.
• 59% van de deelnemers is tevreden over de doorlooptijd.
• 40 % tevreden is over de afhandeling van de melding.

Toelichting

In 2024 is een voorlopige set servicenormen vastgesteld voor de gehele organisatie. Deze voorlopige set wordt gemonitord, zodat er medio Q4 2025 een definitieve set servicenormen vastgesteld kan worden. Met deze definitieve set maken we duidelijk wat men mag verwachten van de verschillende contactkanalen. In 2024 zijn we gestart met de voorbereidingen van de Wmebv. Deze wet geeft inwoners en ondernemers het recht om digitaal zaken te doen met de gemeente. De afgelopen jaren is met de invoering van het zaaksysteem al een goede basis gelegd voor het voldoen aan deze wet. Deze wet treedt op 1 januari 2026 in werking.

In 2024 is er gewerkt aan de digitale toegankelijkheid van onze digitale kanalen. Onder andere de website Wageningen.nl inclusief Startpunt Wageningen zijn doorlopend verbeterd door de webredactie. Hierbij letten wij op websitestatistieken om de vindbaarheid van de belangrijkste informatie te vergroten. Ook worden websiteteksten in Klare Taal (B1) geschreven.

Toelichting

Stem van Wageningen 

Het digitaal platform Stem van Wageningen telt ruim 1670 geregistreerde deelnemers (2023: 1300). Al onze online participatie bij beleidsprojecten en -trajecten gaat in ieder geval ook via stemvan.wageningen.nl en is gekoppeld aan onze website.

Inwonerberaad

In 2024 is - op advies van de werkgroep Democratische Kwaliteit - besloten om een Inwonersberaad te organiseren. Een inwonersberaad is een groep gelote inwoners die zich samen met andere ‘sleutelfiguren’ bezighoudt met een belangrijk vraagstuk. Samen zullen zij naar een gepaste oplossing zoeken voor dat vraagstuk. In Wageningen heeft de gemeenteraad gekozen voor een vraagstuk rondom mobiliteit: ‘Hoe gaan wij in de toekomst van A naar B in Wageningen’. Het inwonersberaad wordt uitgevoerd in 2025.

Klare Taal in 2024

In 2024 hebben de taalcoaches (de ambassadeurs van verschillende teams) trainingen gevolgd van Loo van Eck. Een training schrijven op taalniveaus en een meerdaagse coachtraining gericht op B1-schrijven. De taalcoaches hebben bij verschillende teams een presentatie gehouden over Klare Taal. In de (interne) week van de communicatie was er aandacht voor Klare Taal door middel van een inloopsessie voor de hele organisatie. Ook is er dit jaar een begin gemaakt aan het plan om gestandaardiseerde brieven te herschrijven onder andere in de uitvoering van het Sociaal Domein.

Toelichting

Representatie organiseerde activiteiten waardoor het college zichtbaar werd zowel binnen Wageningen maar ook landelijk. Strategische afwegingen spelen hierbij een steeds grotere rol. Relatiegeschenken zijn duurzaam en verantwoord.

Wettelijke taken zijn uitgevoerd dit betreft:

• Recht op informatie van de overheid ligt vast in de Grondwet en de Wet Openbaarheid van Bestuur (Woo).
• Burgerlijk wetboek (taken burgerlijke stand).
• Wetgeving met betrekking tot de Basisregistraties Personen (BRP), Adressen & gebouwen (BAG), Waardering onroerende zaken (WOZ).
• Artikel 213 Gemeentewet schrijft voor dat de raad bij verordening regels vaststelt voor de controle op de inrichting en beheer van de financiële organisatie. Elke gemeente is bij wet verplicht een rekenkamer of een rekenkamerfunctie in te stellen.
• Digitaal toegankelijk maken van dienstverleningskanalen conform Besluit Digitale Toegankelijkheid.
• Kieswet, verkiezingen.
• Naturalisatie, Rijkswet op Nederlanderschap.
• Wegenverkeerswet (voor het uitgeven van rijbewijzen).
• Algemene verordening gegevensbescherming.
• Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming.
• Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen (WKPB).
• Paspoortuitvoeringsregeling PUN.
• Europese eIDAS-verordening.
• Omgevingswet.

Tevens de voorbereiding op nieuwe wettelijke taken:

• De verdere implementatie van de Woo;
• Wet digitale overheid;
• Vernieuwing van de Archiefwet;
• Wmebv;
• Doorontwikkelingen in samenhang van de GEO-basisregistraties vanuit BZK (Dis GEO);
• AI-verordening;
• Cyberbeveiligingswet. 

Toelichting

• De gemeentelijke taken worden uitgevoerd conform de wetgeving op het vlak van transparante overheid.
• De voorbereidingen zijn uitgevoerd om te voldoen aan nieuwe wetgeving op het vlak van transparante overheid.
• Er is een openbaarheidsparagraaf voor de Wet open overheid.

Openbaarheidsparagraaf Wet open overheid:
Op 1 mei 2022 is Wet open overheid (Woo) in werking getreden. De Woo is bedoeld om overheden transparanter te maken en moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter en makkelijker vindbaar is. In de Woo staat dat wij een openbaarheidsparagraaf in de begroting moeten opnemen. En dat we in de jaarlijkse verantwoording verslag van de uitvoering doen.
De Woo regelt dat iedereen een verzoek om informatie kan indienen. Ook verplicht de Woo ons om actief informatie openbaar te maken uit 17 informatiecategorieën. Deze verplichting gaat bijvoorbeeld gelden voor de vergaderstukken van de gemeenteraad, convenanten, uitgevoerde onderzoeken en beschikkingen. Deze verplichting is nog niet in werking getreden. Maar we zijn ons al wel aan het voorbereiden. We zijn in 2024 begonnen met het actief openbaar maken van de Woo-verzoeken op het Woo-portaal op de website. Tevens is het organogram op de website gepubliceerd. Tot slot is de landelijke Woo-index gevuld, dit is de verwijsindex voor de informatiecategorieën.

Toelichting

Onze (maatschappelijke) vragen worden steeds complexer. Het is belangrijk dat we in onze uitvoering, bij het opstellen van beleid en het werken aan opgaven, uitgaan van goede en juiste gegevens. Ook hebben we behoefte om goed in te kunnen schatten of we voldoende geld en mensen hebben om (nieuwe) vraagstukken op te pakken. Het datalab ondersteunt de organisatie met informatieproducten om inzicht en overzicht in trends en ontwikkelingen te geven.

Zo wordt er bij de maatschappelijke opgaven gewerkt aan betere monitoring van de effecten van de ingezette acties: 

• Er is een klimaatmonitor ontwikkeld om de doelen uit de Routekaart Klimaatneutraal te monitoren. Deze zal begin 2025 gelanceerd worden en gedeeld met de stad. 
• Beleidsbeslissingen rondom de opgave Toekomstgericht Samenleven (sociaal domein), impacteconomie en schaarse ruimte worden ondersteund door het datalab. Geografische data spelen daar een grote rol in. Zo zijn voor Ruimtelijke Ordening en beheer van de buitenruimte geografische data en kaarten ingezet om projecten te monitoren en zijn onder andere beleidsbeslissingen rondom de vuurwerkzones en emissievrije-zones ondersteund met (interactieve) kaarten. 

Ook zijn er onder meer dashboards en rapportages ontwikkeld en uitgebreid voor Mens & Organisatie, Financiën, het zaaksysteem, het e-learningplatform en Sociale Dienstverlening over de inzet van mensen en bedrijfsmiddelen en ontwikkeldoelen. Deze worden ieder kwartaal in het MT besproken.

Daarnaast zijn er dashboards ontwikkeld voor de monitoring van servicenormen (welke eind 2025 zullen worden vastgesteld) en zijn er zowel interne als externe vragenlijsten uitgezet om inwoners en collega’s te vragen naar hun mening en tips. Zo zijn inwoners en ondernemers gevraagd naar onder andere de evenementen op 4 en 5 mei, de vuurwerkzones, de Visie Bebouwde Kom en het reclamebeleid. Collega’s zijn gevraagd naar medewerker betrokkenheid, de digitale fitheid en tevredenheid over de ICT-servicedesk.

Toelichting

De aandacht voor het genereren van externe financiering voor (nieuwe) beleidsinitiatieven van gemeente Wageningen is de laatste jaren behoorlijk versterkt. Dit heeft geleid tot additionele financiering in de vorm van (provinciale) subsidies, en extra bijdragen uit hoofde van co-financiering, zoals bijvoorbeeld bij projectsamenwerkingen met Wageningen Universiteit & Research (WUR). Als voorbeelden van provinciale subsidies worden genoemd het project Bestuurskracht en de investeringen in snelfietsroute Ede-Wageningen. Ook zijn extra opbrengsten van het Rijk gerealiseerd via SPUK's (specifieke uitkeringen) en investeringsbijdragen voor de infrastructurele inrichting (bij plan De Dreijen). Tot slot is de aangevraagde rijkssubsidie WBI (Woningbouwimpuls) voor het grondexploitatie-project Lawickse Allee 130 (Menzis-gebouw) in 2024 gehonoreerd, waarbij ook een extra bijdrage van de provincie is toegezegd, die als co-financiering WBI wordt ingezet. Het aantrekken van nieuwe geldleningen is daarnaast periodiek nog steeds nodig voor de herfinanciering van betaalde aflossingstermijnen bij in het verleden afgesloten leningen. En uiteraard ook als sprake is van omvangrijke investeringen in nieuwe Wageningse projecten (initiatieven), zoals voor de toekomstige financiering van de 'Schaalsprong'.

In 2024 zijn net zoals in 2023 geen langlopende leningen aangetrokken. De laatste keer zijn in 2022 twee leningen aangetrokken tegen een lage rente, die ná 2024 ingezet worden voor de financiering van geplande investeringen en gemeentelijke projecten. We houden de in 2022 opgenomen geldmiddelen aan bij 's Rijks schatkist, en ontvangen een relatief hoge rentevergoeding. Hierdoor hebben we in de jaarrekening 2024 een gunstig renteresultaat gerealiseerd. Het rentetarief bij 's Rijks schatkist is in 2024 wel met een vol procent gedaald van 3,9% naar 2,9% aan het eind van het jaar, maar ligt nog steeds behoorlijk hoger dan de financieringsrente die gemeente Wageningen betaalt bij de in 2022 aangetrokken leningen. De doelstelling om te beschikken over (extra) financiële middelen is behaald en daarbij is aanvullend ook de doelstelling van een gunstig rendement op geldmiddelen gerealiseerd.

Een goede en veilige werkomgeving met aandacht voor welzijn, gezondheid en vitaliteit. Een werkomgeving die goed aansluit bij de behoeften van de organisatie voor digitale communicatie, vergaderen en samenwerken en die tevens voldoet aan de veiligheidsvereisten die de overheid aan ICT stelt. 

Toelichting

Begin 2024 zijn de werketages van het Stadhuis verbouwd om beter aan te sluiten op onze visie op hybride werken. De etages met werkplekken zijn sfeervolle, groene, ontmoetingsruimtes geworden met de aanlandplekken centraal. Er zijn meer afgesloten ruimtes gecreëerd voor overleg (2 tot 4 personen) en er zijn belcellen geplaatst. Op de 2e etage is een mogelijkheid tot het geven van een groepspresentatie met een verrijdbare tribune. Ook de massagestoelen hebben een nieuwe plek gekregen. Bij de verbouwing is gekozen voor duurzame en milieuvriendelijke oplossingen in zowel het meubilair als bijvoorbeeld de gebruikte verf.

Op alle werklocaties van de Gemeente is een ergonoom langsgekomen. Hij heeft de medewerkers tips (gevraagd en ongevraagd) gegeven over de werkplek en de manier waarop de medewerker(s) de werkplek gebruik(t)(en). In 2024 heeft tevens een integrale RIE (Risico inventarisatie en evaluatie) op alle werklocaties plaatsgevonden.

Tot slot is in 2024 het digitaal samen werken met Microsoft 365 geïntroduceerd in ongeveer de helft de organisatie. De tweede helft van de organisatie wordt in 2025 begeleid in de overstap naar Microsoft365.

Een bedrijfsvoeringsfunctie die de organisatie ondersteunt door flexibel in te springen op de behoeften van de organisatie, met de inzet van mensen en bedrijfsmiddelen.

Toelichting

Op gebied van flexibele bedrijfsvoering hebben de volgende ontwikkelingen plaatsgevonden.

De organisatiestructuur met coördinatoren is geformaliseerd en is voor wat betreft naamgeving ook logischer gemaakt. De grote afdelingen heten nu ook inderdaad afdelingen (voorheen teams), en daarbinnen bevinden zich teams van professionals (voorheen clusters). Tevens hebben de teams die dat nodig hebben een teamleider als formeel leidinggevende.

Op het gebied van het loongebouw is er een grote slag gemaakt. Er is een onderhoudsronde gedaan van nieuwe of gewijzigde functies. Bovenstaande organisatiestructuur is in het functiegebouw geïmplementeerd. Tot slot is er een wijziging in de conversietabel toegepast en is er een tussenschaal verdwenen, zodat de gemeente een meer marktconforme beloning kan bieden voor de betreffende functies. Dit alles is onder regie van MT, extern adviseur Leeuwendaal en in afstemming met OR en vakbonden doorgevoerd.

De dashboards met managementinformatie ontwikkelen gestaag door en worden elk kwartaal verrijkt. Ook de bespreking in het MT is een vast terugkerend agendapunt.

In 2024 is de aanbesteding voor onze technische IT-infrastructuur uitgevoerd en afgerond. Het bedrijf PQR zal in 2025 de dienstverlening gaan opbouwen en leveren. Voor een overzicht van alle ontwikkelingen rondom de digitalisering zie paragraaf 3 bedrijfsvoering.

Aan de hand van het adviesrapport grondzaken en vastgoed is conform afspraken in de begroting een start gemaakt met het werven van key functionarissen.

In 2024 is een onderzoek gestart naar een 'toekomstbestendige financiële functie'. Aanleiding hiervoor waren de versnippering in belegde financiële taken en verantwoordelijkheden en de wens om meer in te zetten op strategisch toekomstgerichte advisering. Dit onderzoek wordt in 2025 opgevolgd en geïmplementeerd.

Accountantsverklaring

De accountant heeft een goedkeurende controleverklaring afgegeven over de getrouwheid van de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2024 en de rechtmatigheidsverantwoording.

Rechtmatigheidsverantwoording en collegeverklaring

Het college van B&W heeft in de Jaarstukken 2024 verantwoording afgelegd over de rechtmatige uitvoering van de begroting 2024 en hierover een collegeverklaring afgelegd. De rechtmatigheidsverantwoording en collegeverklaring zijn opgenomen bij de jaarrekening 2024 in deze jaarstukken. Verder is de Werkagenda 2024 van de Routekaart Wageningen in Control uitgevoerd. Deze routekaart is een meerjarig plan dat erop is gericht om toe te groeien van de (in boekjaar 2023 ingevoerde) verplichte collegeverklaring rechtmatigheid naar een vrijwillig bedrijfsvoeringsbreed in control statement over boekjaar 2027. Deze ontwikkeling ligt op koers.

Het stadhuis is een multifunctioneel gebouw.

Toelichting

Het stadhuis stelde zijn deuren open voor activiteiten die door, voor en in de stad worden georganiseerd. Naast de Politieke Avonden waren er afgelopen jaar meer dan 75 bijeenkomsten met 40 deelnemers of meer. 

Onder andere door cursussen Politiek Actief, de jaarlijkse vieringen van: Koningsdag, 4 en 5 mei en Veteranen dag. Maar ook de ontvangst van Keti Koti en de partnerstad Gödöllo. 
Met een prachtige afsluiting van 2024: ons stadhuis was het decor voor het WK dammen. 

De benodigde catering wordt, in lijn met het door B&W vastgestelde manifest, volledig vegetarisch geserveerd. 

Bij het Startpunt zijn het afgelopen jaar diverse bijeenkomsten geweest rondom maatschappelijke onderwerpen. In de avonden diverse trainingen/workshops en thema avonden. In de middagen was er ruimte voor het medisch centrum. 

Toelichting

In 2024 zijn er belangrijke veranderingen doorgevoerd aan het applicatielandschap en ICT-infrastructuur die nodig zijn om wettelijke taken uit te voeren en om daarbij aan de audits te voldoen:

• Vervanging monitoringsvoorziening voor verdachte activiteiten;
• Aanbesteding voor nieuwe applicatie Burgerzaken;
• Implementatie nieuwe applicatie voor Belastingen;
• Verbeteringen doorvoeren op websites in het kader van Digitale Toegankelijkheid.

Toelichting

We werken doorlopend aan het ondersteunen van de uitvoering van wettelijke taken (onder andere Woo, Omgevingswet, Aanbestedingswet 2012). Dit doen we door begeleiding bij aanbestedingen, voorbereidingen op, en verantwoording over bestaande wettelijke taken.

• De gemeentelijke taken worden zodanig ondersteund met ICT dat we voldoen aan wetgeving.
• De voorbereidingen zijn uitgevoerd om gemeentelijke taken zodanig met ICT uit te kunnen voeren dat we voldoen aan nieuwe wetgeving.

Toelichting

Voor concrete ontwikkelingen en resultaten op het gebied van de interne beheersing en het in control zijn, wordt verwezen naar de toelichtingen, die in paragraaf 3 Bedrijfsvoering zijn opgenomen. De resultaten van het werken aan een groter verantwoordelijkheidsgevoel en risicobewustzijn in de organisatie worden steeds meer zichtbaar. 2024 is het eerste jaar, waarin gewerkt is op basis van de nieuwe budgethoudersregeling, waarbij verantwoordelijkheden lager in de organisatie zijn neergelegd. Na wat opstartproblemen in de eerste maanden krijgt de nieuwe werkwijze steeds meer de gewenste verankering in de procesuitvoering. Ook de nieuwe mogelijkheden van de periodieke monitoring van de personeelskosten (salaris, inhuur, bezettingsgraad etc.) via het personeels-dashboard dragen in belangrijke mate bij aan de financiële controle en risicobeheersing. In 2025 werken we aan verdere optimalisering hiervan.

Met betrekking tot verzekeringen maken we periodiek afwegingen over de hoogte van verzekeringspremies (en premiestijgingen) in relatie tot de verzekerde risico's. Hierbij nemen we in overweging of hogere eigen risico's op verzekeringspolissen aanvaardbaar zijn in verhouding tot de mogelijke besparingen op premiekosten. 

Toelichting

In vervolg op plannen van het kabinet Rutte II heeft een interdepartementale werkgroep een rapport opgesteld over de mogelijkheden om het gemeentelijk belastinggebied te verruimen. Verwezen wordt naar: (https://www.rijksoverheid.nl/documenten/kamerstukken/2020/05/18/herziening-gemeentelijk-belastinggebied.)

Al enige jaren wordt gesproken over verruiming van het gemeentelijk belastinggebied. Tot concrete regeringsplannen heeft dit nog niet geleid. Het is twijfelachtig of het nieuwe kabinet Schoof in de huidige regeringsperiode alsnog aan de slag gaat met concretisering van de beleidsplannen op belastinggebied. Vanuit het kabinet zijn tot op heden nog geen nieuwe initiatieven op het gebied van verruiming van het lokale belastinggebied naar buiten gebracht. We zullen moeten afwachten, totdat het regeringsbeleid uitgewerkt is in een nieuw belastingplan. We blijven de ontwikkelingen in Den Haag met aandacht volgen.