Met de groei van de organisatie is ook de behoefte aan overzicht en sturing toegenomen. De uitvoerings- en realisatiekracht van gemeenten heeft vandaag de dag steeds meer een relatie met de schaarste op de arbeidsmarkt. Actieve sturing op capaciteit binnen de gemeente neemt door gerichte investeringen in Wageningen steeds professionelere vormen aan.
Het managementteam (MT) beschikt inmiddels over een dashboard waarin formatie, bezetting, inhuur en verzuim op ieder moment, actueel gevolgd kunnen worden. Dit geldt ook voor de financiële voortgang van de gemeentelijke organisatie en programma’s. Tevens vindt er elk kwartaal een reflectiebijeenkomst in het MT plaats over de resultaten van het afgelopen kwartaal: met cijfers en de duiding van trends en opvallendheden (tellen en vertellen). Met dus meer grip, voorspelbaarheid en mogelijkheden tot (bij)sturen gedurende het jaar. Deze steeds rijker wordende verantwoording stel ons in staat kort op de bal bij te sturen en verdiepende onderzoeken/interventies uit te voeren als daar aanleiding voor is. In deze paragraaf wordt relevante sturingsinformatie weergegeven.
Zo zien we dat de bezetting ten opzichte van de formatie (totaal 373,83 FTE) de afgelopen periode fors is toegenomen tot 97%. In de loop van 2024 zijn we, met de extra formatie, bezig met een fors stijgende lijn qua bezetting. Dat betekent dat we als organisatie goed in staat zijn vacatures te vervullen. We weten daarbij ook de uitstroom te beperken en bieden intern veel doorstroomkansen.
Als deze bezetting (2% tot 3% lager dan begroot) zich voortzet betekent dat een voordeel op de salariskosten. We gaan uit van een jaarlijkse bezetting van 98% omdat er altijd sprake is van ‘frictieleegstand’ door het vertrek van medewerkers (en niet per direct kunnen invullen van die vacature).
We zien dat het Centrale Inhuurbudget (bedoeld voor vervanging bij ziekte) van € 564.463 uitgeput is met ingang van 1 juni 2024. Dat betekent dat we hier een nadelig saldo verwachten over geheel 2024 van circa € 600.000. Het voordeel op de ‘onderbezetting’ en nadeel op het Centraal Inhuur Budget zorgt, zo is de verwachting, voor een licht positief effect. In de najaars Berap informeren we u over de ontwikkelingen en verwachtingen richting einde jaar.
In de eerste vier maanden van 2024 zijn er 39 vacatures uitgezet, wat aanzienlijk is gezien het totale aantal van 92 vacatures in heel 2023. Tot op heden zijn 26 van deze vacatures succesvol vervuld met eigen werving en 7 vacatures zijn vervuld met een doorgroei van interne medewerkers. Voor 5 openstaande vacatures wordt verwacht dat ze op korte termijn positief worden ingevuld. 2 Vacatures hebben we na herhaaldelijk uitzetten moeilijk kunnen invullen, waarna de inzet van een extern bureau gevraagd is.
Wat we ook zien is dat de gemiddelde leeftijd in onze organisatie blijft dalen, naar momenteel 47,6 jaar.
Inhuur
De inhuur blijft tot op heden redelijk stabiel in vergelijking met 2023, zo’n 16% van de totale loonsom. Landelijk bezien is dat 18,1 %. Ons doel is onder het landelijk gemiddelde te blijven. De beperkte onderbezetting compenseren we deels met extra inhuur. Daarnaast speelt ook de inhuur door verzuim een belangrijke rol in dit cijfer.
Verzuim
Het ziekteverzuim is hoger dan gemiddeld bij Nederlandse gemeenten: 8,2%. Het is een van de meest belangrijke thema’s in 2024 voor de organisatie om dit percentage omlaag te krijgen. Een eerste (voorzichtige) daling is zichtbaar in het 12-maands gemiddelde. We bewegen dus de goede kant op. Vanuit het programma van de Fitte Organisatie en de Mens & Organisatie agenda (M&O agenda) wordt vanuit preventie en begeleiding volop ingezet om hieraan te werken. We hebben daarbij extra aandacht voor bepaalde teams en leeftijdsfases.
Tot slot
Tijdens de groei van de organisatie de afgelopen jaren kreeg de organisatie de kans een nieuwe ervaren recruiter aan te nemen. Een kans die met beide handen is aangegrepen, juist vanwege de grote en kwalitatieve groeiambities van stad en organisatie. Het is nodig gebleken om structureel te voorzien in vakinhoudelijke aandacht op de arbeidsmarkt en werving & selectie in huis te hebben en te houden. De arbeidsvorm vormt een strategisch speerpunt voor onze organisatie. Dit geldt voor het binnenhalen van nieuwe functies, maar ook voor het vervangen van beschikbaar komende (kritische) functies en de komende vergrijzing. Hierbij is het aandeel vacatures dat met externe bureaus wordt vervuld sterk gedaald. Inmiddels hebben we de recruiter-positie na vertrek van de vorige vervangen en willen we in deze Berap aankondigen dat we de recruitment formatie nu willen gaan formaliseren en structureel verwerken in de Programmabegroting 2025 en de meerjarenbegroting 2025-2028. Gebleken is dat door de inzet van een recruiter andere kosten voor de inzet van werving worden bespaard, waardoor er sprake is van een terugverdieneffect. De stijgende kosten voor werving op de krappe arbeidsmarkt worden hiermee gedempt.
De volop aanwezige ambities van de gemeente worden steeds beter in kaart gebracht middels de Maatschappelijke Investeringsagenda (MIA) en, de investeringsstrategie. Met behulp van portfoliomanagement wordt de sturing op haalbaarheid, samenhang en benodigde capaciteit geprofessionaliseerd en het bestuurlijk-ambtelijk afwegingskader (wat doen we wel, niet, nu of later) versterkt. In 2024 zal het portfoliomanagementproces verder zijn beslag krijgen, waarmee het samen met de Lange Termijn Agenda een belangrijk steunpunt vormt voor sturingsmaatregelen en prioriteringsmethoden. Ook het bestuurskrachtonderzoek levert naar alle waarschijnlijkheid belangrijke ontwikkelbouwstenen op voor de komende jaren.